AUTORIZAȚIA DE FUNCȚIONARE PENTRU SERVICIILE ARHIVISTICE PRESTATE DE OPERATORII ECONOMICI
Valabil la data 04-03-2019
BAZA LEGALĂ Reglementări în materie se regăsesc atât în Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, republicată, cât şi în Ordinul M.A.I. nr. 137/2013 pentru aprobarea Normelor metodologice privind aplicarea unor dispoziţii ale Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996.Operatorii economici pot presta servicii de păstrare, conservare, restaurare, legătorie, prelucrare arhivistică şi utilizare a documentelor cu valoare practică pe care le deţin, denumite în continuare servicii arhivistice, numai după obţinerea autorizaţiei de funcţionare din partea Arhivelor Naţionale sau a serviciilor judeţene/Serviciului Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale, după caz. CONDIȚII CE TREBUIESC ÎNDEPLINITEAutorizaţia de funcţionare se eliberează, contra cost, conform prevederilor legale, pentru unul sau mai multe servicii arhivistice, dacă sunt îndeplinite cumulativ condiţiile referitoare la:a) competenţa profesională - operatorul economic dispune de personal angajat cu contract de muncă, având pregătirea profesională necesară prestării serviciilor arhivistice;b) baza materială - operatorul economic dispune de resurse materiale suficiente, precum: echipamente, spaţii, dotări pentru personal în vederea începerii şi desfăşurării activităţilor prevăzute anterior;c) existenţa unor reglementări interne de practică arhivistică, în conformitate cu prevederile legii.DOCUMENTE NECESAREÎn vederea eliberării autorizaţiei de funcţionare, operatorul economic depune o cerere la structura Arhivelor Naţionale în raza căreia îşi are sediul social, întocmită conform modelului prevăzut în anexa nr. 7 la norme, însoţită de fotocopii ale documentelor cerute, după cum urmează:– cerere;– copii ale documentației pentru autorizare;– lista fondurilor arhivistice deținute. Autorizația de funcționare se eliberează, contra cost, pentru fiecare serviciu arhivistic solicitat:1. păstrare și conservare;2. restaurare;3. legătorie;4. prelucrare arhivistică;5. utilizare a documentelor deținute. Arhivele Naționale asigură evidența generală a operatorilor economici autorizați să presteze servicii arhivistice prin „Registrul operatorilor economici prestatori de servicii arhivistice", document cu caracter public, postat pe site-ul instituției.TERMENE În termen de 10 zile, structura Arhivelor Naționale analizează documentația pentru autorizare depusă și înștiințează operatorul economic cu privire la îndeplinirea sau neîndeplinirea cerințelor de autorizare. Dacă documentația depusă pentru autorizare este incompletă sau conține documente care nu sunt edificatoare asupra îndeplinirii cerințelor prevăzute de lege, operatorului economic i se solicită completarea acesteia. Operatorul economic are obligația să transmită documentația solicitată în termen de 30 de zile de la primirea înștiințării din partea Arhivelor Naționale. în caz contrar, întreaga documentație pentru autorizare se clasează. În cazul în care documentația pentru autorizare respectă prevederile legale, Arhivele Naționale comunică operatorului economic data la care se verifică respectarea condițiilor de autorizare. Aceasta se efectuează în cel mult 20 de zile de la depunerea completă a documentației pentru autorizare. Termen de eliberare: în termen de 20 de zile de la data verificării, Arhivele Naționale eliberează autorizația de funcționare, sau înștiințează operatorul economic asupra motivelor respingerii cererii. În termen de 5 zile de la primirea înștiințării care conține motivele de respingere a cererii, operatorul economic poate depune contestație la Arhivele Naționale. Rezultatul contestației este adus la cunoștința operatorului economic în termen de 10 zile de la înregistrarea acesteia. Operatorul economic autorizat este obligat să informeze Arhivele Naționale în cazul pierderii/sustragerii/deteriorării autorizației de funcționare, în termen de 5 zile de la data constatării acestui eveniment.Autorizaţia de funcţionare se eliberează pentru o perioadă de 3 ani şi poate fi reînnoită pentru aceeaşi perioadă.PROCEDURA DE REÎNNOIRE A AUTORIZAŢIEIÎn vederea reînnoirii autorizaţiei de funcţionare, operatorul economic autorizat depune o cerere, întocmită conform modelului prevăzut în anexa nr. 7, la structura Arhivelor Naţionale în raza căreia îşi are sediul social, cu cel puţin 90 de zile înainte de expirarea termenului de valabilitate de 3 ani, însoţită de autorizaţia de funcţionare în original şi de documentaţia pentru autorizare, actualizată, necesară pentru fiecare serviciu arhivistic solicitat. Până la reînnoirea autorizaţiei de funcţionare, operatorului economic autorizat i se eliberează o adeverinţă, conform modelului prevăzut în anexa nr. 9 la norme.În cazul în care cererea de reînnoire a autorizaţiei de funcţionare are la bază schimbarea sediului social principal, adeverinţa se eliberează de către structura Arhivelor Naţionale unde a fost depusă autorizaţia în original.În cazul fuziunii/divizării, operatorului economic nou-constituit, respectiv operatorului economic care îşi continuă existenţa i se va elibera o nouă autorizaţie de funcţionare sau, după caz, îşi va reînnoi autorizaţia de funcţionare.PROCEDURA DE SUSPENDARE A AUTORIZAŢIEI DE FUNCŢIONARESuspendarea autorizaţiei de funcţionare pentru unul sau mai multe servicii arhivistice se face în condiţiile prevăzute la art. 18^2 din Lege, în urma constatărilor rezultate cu ocazia controlului desfăşurat de către reprezentaţii structurilor Arhivelor Naţionale.Structura Arhivelor Naţionale care a constatat încălcarea prevederilor legale propune motivat Arhivelor Naţionale suspendarea autorizaţiei de funcţionare pe o perioadă de până la 3 luni, în funcţie de gravitatea faptei constatate.Operatorul economic autorizat este notificat de către structura Arhivelor Naţionale în termen de 5 zile de la data emiterii actului privind suspendarea autorizaţiei de funcţionare, aducându-i-se la cunoştinţă motivele suspendării.Pe perioada suspendării, operatorul economic autorizat este obligat să remedieze deficienţele constatate în urma controlului.La expirarea termenului de suspendare, structura Arhivelor Naţionale efectuează un nou control pentru a constata dacă au fost remediate deficienţele care au stat la baza suspendării autorizaţiei de funcţionare.Împotriva actului administrativ de suspendare operatorul economic autorizat poate depune contestaţie la Arhivele Naţionale, în termen de 5 zile de la primirea notificării.Răspunsul motivat se comunică operatorului economic autorizat în termen de 10 zile de la data înregistrării contestaţiei.TAXE PERCEPUTE Dacă se solicită un duplicat al autorizației de funcționare, operatorul economic autorizat depune o cerere la care anexează:– dovada publicării pierderii/sustragerii/deteriorării autorizației de funcționare în Monitorul Oficial al României, Partea a IlI-a, sau într-un cotidian de largă circulație;– dovada achitării taxei de eliberare a duplicatului.Taxa 107 lei. Dacă se solicită reînnoirea autorizației de funcționare pentru serviciile arhivistice prestate de operatorii economici, acesta depune o cerere la structura Arhivelor Naționale în raza căreia își are sediul social, cu cel puțin 90 de zile înainte de expirarea termenului de valabilitate de 3 ani, la care anexează:– autorizația de funcționare, în original;documentația de autorizare, actualizată, necesară pentru fiecare serviciu arhivistic solicitat. Până la reînnoirea autorizației de funcționare, operatorului economic autorizat i se eliberează o adeverință. În cazul în care cererea de reînnoire a autorizației de funcționare are la bază schimbarea sediului social principal, adeverința se eliberează de către structura Arhivelor Naționale unde a fost depusă autorizația în original. În cazul fuziunii/divizării operatorului economic nou-constituit, respectiv operatorului economic care își continuă existența, i se va elibera o nouă autorizație de funcționare sau, după caz, își va reînnoi autorizația de funcționare.Taxa 1.119 lei.MODELEI. CERERE DE ELIBERARE/ REÎNNOIRE/ RETRAGERE A AUTORIZAȚIEI Denumirea operatorului economic Nr. de înregistrare Data CERERE de eliberare/reînnoire/retragere a autorizaţiei*1)------ *1) Document care conţine date cu caracter personal protejate de prevederile Legii nr. 677/2001 pentru protecţia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaţie a acestor date, cu modificările şi completările ulterioare! Către: Arhivele Naţionale/Serviciu/Birou al Arhivelor Naţionale*2)------ *2) Pentru prelucrare arhivistică operatorul economic se obligă să comunice structurilor Arhivelor Naţionale noile contracte încheiate care au ca obiect prelucrarea şi preluarea de fonduri arhivistice. Subscrisa, ................................................., cu adresa sediului social în .........................................., str. ............................, nr. ........., bl. .........., sc. .........., ap. ......., judeţul/sectorul ........................., telefon ...................., fax ......................, e-mail ................, pagina de internet .........................., cod de identificare fiscală/cod unic de înregistrare ............................................., prin reprezentantul legal ............................................................., CNP ....................................................., vă rog să-mi acordaţi/să îmi reînnoiţi/să îmi retrageţi autorizaţia de funcţionare pentru următorul serviciu arhivistic .............................................................. . Subsemnatul, în calitate de reprezentant legal al ............................................., cunoscând prevederile art. 292 din Codul penal privind falsul în declaraţii, declar pe propria răspundere că toate informaţiile şi documentele sunt complete şi conforme cu realitatea şi că nu există alte fapte relevante care trebuie aduse la cunoştinţa Arhivelor Naţionale. Numele/prenumele (cu majuscule): Semnătura: Ştampila Data: Anexez în copie următoarele documente:II. AUTORIZAȚIE
