AUTORIZAȚIA DE FUNCȚIONARE PENTRU SERVICIUL ARHIVISTIC DE UTILIZARE A DOCUMENTELOR DEȚINUTE
Valabil la data 04-03-2019
BAZA LEGALĂ Reglementări în materie se regăsesc atât în Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, republicată, cât şi în Ordinul M.A.I. nr. 137/2013 pentru aprobarea Normelor metodologice privind aplicarea unor dispoziţii ale Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996.Autorizaţia de funcţionare este acel act emis de Arhivele Naţionale care dă dreptul unui operator economic să presteze servicii de păstrare, conservare, restaurare, legătorie, prelucrare arhivistică şi utilizare a documentelor.DOCUMENTE NECESARE– cerere;– certificatul constatator emis de Oficiul Național al Registrului Comerțului;– copia certificată a autorizației de securitate la incendiu emisă de inspectoratul pentru situații de urgență;– copii certificate ale documentelor care atestă dreptul de proprietate/folosință asupra spațiului cu destinația de sediu social și/sau ca puncte de lucru;– copii certificate ale atestatelor/certificatelor și diplomelor pentru personalul angajat;– copii certificate ale contractelor de muncă încheiate între operatorul economic și personalul angajat în prestarea de servicii arhivistice;– memoriu de prezentare a caracteristicilor tehnico-funcționale ale spațiilor și echipamentelor de utilizare, depozitare și conservare a arhivelor;– copii ale procedurilor de lucru interne de practică arhivistică pentru utilizarea documentelor;– dovada achitării taxei de autorizare.Personalul angajat ulterior autorizării, pentru acest serviciu, trebuie să fie calificat în ocupaţiile de arhivist sau arhivar.ANALIZA DOCUMENTAȚIEIÎn termen de 10 zile, structura Arhivelor Naţionale analizează documentaţia pentru autorizare depusă şi înştiinţează operatorul economic cu privire la îndeplinirea sau neîndeplinirea cerinţelor de autorizare.Dacă documentaţia pentru autorizare este incompletă sau conţine documente care nu sunt edificatoare asupra îndeplinirii cerinţelor prevăzute de Lege, operatorului economic i se solicită completarea acesteia. Operatorul economic are obligaţia să transmită documentaţia solicitată în termen de 30 de zile de la primirea înştiinţării din partea Arhivelor Naţionale. În caz contrar, întreaga documentaţie pentru autorizare se clasează.În cazul în care documentaţia pentru autorizare respectă prevederile prezentului capitol, structura Arhivelor Naţionale comunică operatorului economic data la care se verifică respectarea condiţiilor de autorizare. Aceasta se efectuează în maximum 20 de zile de la depunerea completă a documentaţiei pentru autorizare.ELIBERAREA AUTORIZAȚIEIÎn termen de 20 de zile de la data verificării, Arhivele Naţionale eliberează autorizaţia de funcţionare, întocmită conform modelului prevăzut în anexa nr. 8 la norme, sau înştiinţează operatorul economic despre motivele respingerii cererii.În termen de 5 zile de la primirea înştiinţării care conţine motivele de respingere a cererii, operatorul economic poate depune contestaţie la Arhivele Naţionale.Rezultatul contestaţiei este adus la cunoştinţa operatorului economic în termen de 10 zile de la data înregistrării acesteia.Pentru eliberarea autorizaţiei şi menţinerea condiţiei de autorizare referitoare la competenţa profesională, operatorul economic autorizat are obligaţia de a utiliza personal având pregătirea profesională necesară prestării serviciilor arhivistice.Operatorul economic autorizat este obligat să informeze Arhivele Naţionale în cazul pierderii/sustragerii sau deteriorării autorizaţiei de funcţionare, în termen de 5 zile de la data constatării acestui eveniment.Dacă se solicită un duplicat al autorizaţiei de funcţionare, operatorul economic autorizat depune o cerere la care anexează: dovada publicării pierderii/sustragerii sau deteriorării autorizaţiei de funcţionare în Monitorul Oficial al României, Partea a III-a, sau într-un cotidian de largă circulaţie şi dovada achitării taxei de eliberare a duplicatului.TAXA Taxa percepută este de 1,119 lei.MODELEI. CERERE DE ELIBERARE/ REÎNNOIRE/ RETRAGERE A AUTORIZAȚIEI Denumirea operatorului economic Nr. de înregistrare Data CERERE de eliberare/reînnoire/retragere a autorizaţiei*1)------ *1) Document care conţine date cu caracter personal protejate de prevederile Legii nr. 677/2001 pentru protecţia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaţie a acestor date, cu modificările şi completările ulterioare! Către: Arhivele Naţionale/Serviciu/Birou al Arhivelor Naţionale*2)------ *2) Pentru prelucrare arhivistică operatorul economic se obligă să comunice structurilor Arhivelor Naţionale noile contracte încheiate care au ca obiect prelucrarea şi preluarea de fonduri arhivistice. Subscrisa, ................................................., cu adresa sediului social în .........................................., str. ............................, nr. ........., bl. .........., sc. .........., ap. ......., judeţul/sectorul ........................., telefon ...................., fax ......................, e-mail ................, pagina de internet .........................., cod de identificare fiscală/cod unic de înregistrare ............................................., prin reprezentantul legal ............................................................., CNP ....................................................., vă rog să-mi acordaţi/să îmi reînnoiţi/să îmi retrageţi autorizaţia de funcţionare pentru următorul serviciu arhivistic .............................................................. . Subsemnatul, în calitate de reprezentant legal al ............................................., cunoscând prevederile art. 292 din Codul penal privind falsul în declaraţii, declar pe propria răspundere că toate informaţiile şi documentele sunt complete şi conforme cu realitatea şi că nu există alte fapte relevante care trebuie aduse la cunoştinţa Arhivelor Naţionale. Numele/prenumele (cu majuscule): Semnătura: Ştampila Data: Anexez în copie următoarele documente:II. AUTORIZAȚIE
