DECIZIA 2009/936/JAI A CONSILIULUI
din 30 noiembrie 2009
de adoptare a normelor de punere în aplicare privind fişierele de lucru pentru analiză ale Europol
CONSILIUL UNIUNII EUROPENE,
având în vedere Decizia 2009/371/JAI a Consiliului din 6 aprilie 2009 privind înfiinţarea Oficiului European de Poliţie (Europol) (1) ("Decizia Europol"), în special articolul 14 alineatul (1) şi articolul 59 alineatul (1) litera (b),
având în vedere Convenţia pentru protecţia persoanelor cu privire la prelucrarea automată a datelor cu caracter personal, adoptată de Consiliul Europei la 28 ianuarie 1981,
având în vedere Recomandarea nr. R (87) 15 a Comitetului de Miniştri referitoare la utilizarea datelor cu caracter personal în activitatea poliţiei, adoptată de Consiliul Europei la 17 septembrie 1987,
având în vedere proiectul de norme privind fişierele de lucru pentru analiză ale Europol înaintat de consiliul de administraţie,
având în vedere avizul Parlamentului European,
întrucât Consiliul, hotărând cu majoritate calificată după consultarea Parlamentului European, adoptă normele de punere în aplicare privind fişierele de lucru pentru analiză (denumite în continuare "normele"),
DECIDE:
___________
(1) JO L 121, 15.5.2009, p. 37.
----------------
CAPITOLUL I
PRINCIPII GENERALE
Articolul 1
Definiţii
În sensul prezentelor norme:
(a) "date cu caracter personal" înseamnă orice informaţii referitoare la o persoană fizică identificată sau identificabilă; o "persoană identificabilă" este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un cod numeric personal sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identităţii sale fizice, fiziologice, psihice, economice, culturale sau sociale;
(b) "fişier de lucru pentru analiză" înseamnă un fişier deschis în scopul analizei, astfel cum se menţionează în articolul 14 alineatul (1) din Decizia Europol;
(c) "analiză" înseamnă culegerea, prelucrarea sau utilizarea datelor în vederea acordării de asistenţă în anchetele penale, în înţelesul articolului 14 alineatul (2) din Decizia Europol;
(d) "participanţi la un grup de analiză" înseamnă analiştii şi alţi membri ai personalului Europol desemnaţi de director, precum şi ofiţerii de legătură şi/sau experţii din statele membre care furnizează informaţiile sau care sunt implicaţi în procesul de analiză, în sensul articolului 14 alineatul (4) din Decizia Europol;
(e) "prelucrarea datelor cu caracter personal" sau "prelucrarea" înseamnă orice operaţiune sau set de operaţiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi culegerea, înregistrarea, organizarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, dezvăluirea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziţie în orice alt mod, alinierea sau combinarea, blocarea, ştergerea sau distrugerea.
Articolul 2
Domeniul de aplicare
Normele instituite prin prezentul text se aplică prelucrării datelor în scopul analizei, astfel cum se menţionează la articolul 14 alineatul (1) din Decizia Europol.
Articolul 3
Date furnizate în scopul analizei
(1) În conformitate cu articolul 8 alineatul (2) şi cu articolul 14 alineatul (3) din Decizia Europol, datele furnizate în scopul analizei sunt comunicate fie într-o formă structurată, fie într-o formă nestructurată, de către unităţile naţionale, sau, în funcţie de gradul de urgenţă, acestea pot fi transmise direct către Europol de la autorităţile competente desemnate, pentru a fi incluse într-un fişier de lucru pentru analiză. Statul membru care furnizează datele notifică Europol cu privire la scopul pentru care datele sunt furnizate şi orice restricţie privind utilizarea, ştergerea sau distrugerea acestora, inclusiv posibilele restricţii de acces în termeni generali sau specifici. Statul membru în cauză poate, de asemenea, informa Europol ulterior în legătură cu astfel de restricţii.
Europol se asigură că părţile terţe care furnizează astfel de date notifică Europol cu privire la scopul pentru care datele sunt furnizate şi orice restricţie privind utilizarea acestora.
După primirea respectivelor date, se stabileşte cât mai curând posibil în ce măsură datele se includ într-un fişier specific.
(2) În conformitate cu articolul 29 alineatul (1) din Decizia Europol, datele menţionate la alineatul (1) rămân sub responsabilitatea statului membru care a furnizat datele şi sunt supuse legislaţiei naţionale a respectivului stat membru până în momentul în care datele în cauză sunt incluse într-un fişier de lucru pentru analiză. Acest lucru nu aduce atingere responsabilităţilor Europol privind aceste date, astfel cum sunt prevăzute la al doilea şi al treilea paragraf.
Europol are responsabilitatea de a asigura faptul că astfel de date pot fi consultate doar de statele membre care au furnizat datele sau de către analiştii şi alţi membri ai personalului Europol desemnaţi de director în conformitate cu articolul 14 alineatul (2) din Decizia Europol, în scopul de a stabili dacă datele pot fi incluse sau nu într-un fişier de lucru pentru analiză.
În cazul în care, după examinarea datelor, Europol are motive să considere că datele furnizate sunt inexacte sau nu mai sunt actuale, acesta informează statul membru care a furnizat datele.
(3) Datele care, după evaluare, nu au fost selecţionate pentru includerea într-un fişier de lucru pentru analiză, precum şi dosarele sau documentele pe hârtie care conţin date care au fost incluse într-un asemenea fişier, rămân în responsabilitatea statului membru care a furnizat datele în conformitate cu articolul 29 alineatul (1) din Decizia Europol, şi sunt supuse legislaţiei naţionale a acestuia. Acest lucru nu aduce atingere responsabilităţilor Europol, astfel cum sunt prevăzute în Decizia Europol.
Europol are responsabilitatea de a asigura faptul că astfel de date, dosare sau documente pe hârtie, menţionate la primul paragraf, sunt stocate separat de fişierele de lucru pentru analiză şi pot fi consultate doar de statele membre care au furnizat datele, de către analiştii sau de către alţi membri ai personalului Europol desemnaţi de director în conformitate cu articolul 14 alineatul (2) litera (a) din Decizia Europol, în următoarele scopuri:
(a) includerea ulterioară a acestora într-un fişier de lucru pentru analiză;
(b) verificarea faptului că datele care au fost incluse deja într-un fişier de lucru pentru analiză sunt corecte şi pertinente; sau
(c) verificarea faptului că au fost îndeplinite cerinţele cuprinse în prezentele norme sau în Decizia Europol.
Datele respective pot fi consultate, de asemenea, în interesul persoanei la care se referă datele şi care necesită protecţie. În acest caz, datele pot fi utilizate numai cu consimţământul persoanei vizate.
Astfel de date, dosare şi documente pe hârtie sunt înapoiate statului membru care le-a furnizat, sau sunt şterse sau distruse, în cazul în care nu mai sunt necesare pentru scopurile prevăzute în prezentul articol. În orice caz, acestea trebuie şterse sau distruse după ce fişierul de lucru pentru analiză este închis.
(4) În cazul în care datele menţionate la alineatul (1) au fost comunicate de o terţă parte, Europol are responsabilitatea de a asigura faptul că principiile stabilite de prezentul articol se aplică respectivelor date, potrivit normelor stabilite în conformitate cu articolul 26 din Decizia Europol.
Articolul 4
Prelucrarea datelor
(1) În cazul în care este necesar pentru realizarea obiectivului stabilit la articolul 3 din Decizia Europol, datele cu caracter personal menţionate la articolele 5 şi 6 din prezentele norme pot fi prelucrate de Europol în măsura în care acestea sunt adecvate, corecte şi pertinente, şi nu sunt excesive în raport cu scopul fişierului de lucru pentru analiză în care sunt incluse, şi cu condiţia ca acestea să fie stocate pentru o durată care nu depăşeşte durata necesară pentru acest scop. Necesitatea stocării în continuare a datelor în scopul fişierului de lucru pentru analiză este evaluată periodic în conformitate cu articolul 7 din prezentele norme şi cu articolul 20 din Decizia Europol.
(2) Fiecare stat membru implicat în proiectul de analiză hotărăşte, în conformitate cu legislaţia naţională, în ce măsură poate furniza astfel de date, astfel cum se prevede la articolul 14 alineatul (3) din Decizia Europol.
Articolul 5
Ordinele de creare a fişierelor de lucru pentru analiză
(1) În fiecare ordin de creare a unui fişier de lucru pentru analiză, astfel cum se menţionează la articolul 16 din Decizia Europol, directorul precizează categoriile de date cu caracter personal enumerate la articolul 6 din prezentele norme care sunt considerate a fi necesare în scopul respectivului fişier de lucru pentru analiză.
(2) În ordinul menţionat la alineatul (1), directorul specifică, de asemenea, dacă datele care dezvăluie originea rasială sau etnică, opiniile politice, convingerile religioase sau filozofice sau apartenenţa sindicală, precum şi datele privind sănătatea sau viaţa sexuală urmează să fie incluse sau nu în fişierul de lucru pentru analiză în cadrul categoriilor enumerate la articolul 6, precum şi motivul pentru care aceste date sunt considerate strict necesare pentru scopul respectivului fişier de lucru pentru analiză. Astfel de date pot fi prelucrate doar atunci când se adaugă altor date cu caracter personal deja introduse în respectivul fişier.
În cazul care datele menţionate în primul paragraf privesc categoriile de persoane prevăzute la articolul 6 alineatele (3)-(6), motivele specifice pentru solicitarea unor asemenea date trebuie incluse în ordinul de creare a fişierului, iar astfel de date se prelucrează doar la cererea explicită a două sau mai multe state membre care participă la proiectul de analiză. Datele vizate se şterg în momentul în care nu mai sunt necesare pentru scopul în care au fost stocate.
(3) Ordinele de creare a fişierelor de analiză, inclusiv modificările ulterioare ale acestora, se stabilesc în conformitate cu procedura prevăzută la articolul 16 din Decizia Europol.
Articolul 6
Datele cu caracter personal conţinute în fişierele de lucru pentru analiză
(1) Ori de câte ori sunt stocate date cu caracter personal în fişiere de lucru pentru analiză, se adaugă o notă care se referă la categoria de persoane privind care sunt stocate datele.
(2) Următoarele categorii de date cu caracter personal, inclusiv datele administrative asociate, pot fi prelucrate în ceea ce priveşte categoriile de persoane menţionate la articolul 14 alineatul (1) litera (a) din Decizia Europol:
(a) Date personale:
1. Nume de familie actual şi anterior
2. Prenume actual şi anterior
3. Nume dinaintea căsătoriei
4. Numele tatălui (acolo unde este necesar în scopul identificării)
5. Numele mamei (acolo unde este necesar în scopul identificării)
6. Sexul
7. Data naşterii
8. Locul naşterii
9. Cetăţenie
10. Stare civilă
11. Pseudonim
12. Supranume
13. Nume de împrumut sau nume fals
14. Reşedinţă şi/sau domiciliu actual şi precedent
(b) Descriere fizică:
1. Descriere fizică
2. Semne distinctive (semne/cicatrice/tatuaje etc.)
(c) Mijloace de identificare:
1. Documente de identitate/carnet de conducere
2. Numărul cărţii naţionale de identitate/paşaportului
3. Cod numeric personal naţional/număr de securitate socială, după caz
4. Reprezentări vizuale şi alte informaţii privind înfăţişarea
5. Informaţii de identificare medico-legală, cum ar fi amprentele digitale, profilul ADN (stabilit pe baza părţii necodate a ADN), amprenta vocală, grupa sangvină, informaţiile dentare
(d) Ocupaţie şi calificări:
1. Loc de muncă şi ocupaţie actuale
2. Loc de muncă şi ocupaţie anterioare
3. Educaţie (şcolară/universitară/profesională)
4. Aptitudini
5. Competenţe şi alte cunoştinţe (limbi străine/altele)
(e) Informaţii economice şi financiare:
1. Date financiare (conturi şi coduri bancare, cărţi de credit etc.)
2. Active în numerar
3. Acţiuni deţinute/alte active
4. Date patrimoniale
5. Legături cu societăţi
6. Contacte cu bănci şi instituţii de credit
7. Situaţie în raport cu fiscul
8. Alte informaţii privind modul în care persoana îşi gestionează resursele financiare
(f) Date privind comportamentul:
1. Mod de viaţă (cum ar fi un nivel de trai peste venituri) şi obiceiuri
2. Deplasări
3. Locuri frecventate
4. Arme şi alte instrumente periculoase
5. Grad de pericol
6. Riscuri specifice, precum probabilitatea fugii, utilizarea agenţilor dubli, legături cu personalul de aplicare a legii
7. Trăsături de caracter care au legătură cu infracţionalitatea
8. Toxicomania
(g) Contacte şi asociaţi, inclusiv tipul şi natura contactelor sau asocierii
(h) Mijloace de comunicare utilizate, cum ar fi telefonul (fix/mobil), faxul, pagerul, poşta electronică, adresele poştale, conexiunea/conexiunile internet
(i) Mijloace de transport folosite, cum ar fi vehiculele, vapoarele, aeronavele, inclusiv informaţiile de identificare a acestor mijloace de transport (numere de înregistrare)
(j) Informaţii privind actele cu caracter infracţional pentru care Europol are competenţă în temeiul articolului 4 din Decizia Europol:
1. Condamnări anterioare
2. Implicare prezumată în acte cu caracter infracţional
3. Moduri de operare
4. Mijloacele care au fost sau pot fi utilizate în scopul săvârşirii de infracţiuni
5. Apartenenţa la grupuri/organizaţii infracţionale şi poziţia în cadrul grupului/organizaţiei
6. Rolul în cadrul organizaţiei infracţionale
7. Răspândirea geografică a actelor cu caracter infracţional
8. Materiale adunate în timpul anchetei, cum ar fi înregistrările video şi fotografiile
(k) Referiri la alte baze de date în care sunt stocate informaţii privind persoana:
1. Europol
2. Poliţie/agenţii vamale
3. Alte agenţii de punere în aplicare
4. Organizaţii internaţionale
5. Entităţi publice
6. Entităţi private
(l) Informaţii privind persoanele juridice asociate datelor menţionate la literele (e) şi (j):
1. Denumirea persoanei juridice
2. Amplasarea
3. Data şi locul înfiinţării
4. Numărul de înregistrare/înmatriculare administrativă
5. Forma juridică
6. Capital
7. Domeniul de activitate
8. Filiale naţionale şi internaţionale
9. Administratori
10. Legături cu bănci.
(3) Contactele şi asociaţii, astfel cum sunt menţionate la articolul 14 alineatul (1) litera (d) din Decizia Europol, sunt persoanele pentru care există suficiente motive pentru a considera că informaţiile referitoare la persoanele menţionate la alineatul (2) din prezentul articol şi care sunt relevante pentru analiză pot fi obţinute prin aceste persoane, şi cu condiţia ca acestea să nu fie incluse într-una din categoriile de persoane menţionate la alineatele (2), (4), (5) sau (6). "Contactele" sunt persoanele care au un contact sporadic cu persoanele menţionate la alineatul (2). "Asociaţii" sunt persoanele care au un contact constant cu persoanele menţionate la alineatul (2).
În ceea ce priveşte contactele şi asociaţii, datele în temeiul alineatului (2) pot fi stocate după cum este necesar, cu condiţia să existe motive pentru a considera că sunt necesare pentru analiza rolului unor astfel de persoane în calitate de contacte sau de asociaţi.
În acest context, se ţine seama de următoarele:
(a) relaţia acestor persoane cu persoanele menţionate la articolul 14 alineatul (1) litera (a) din Decizia Europol se clarifică cât mai curând posibil;
(b) dacă se dovedeşte neîntemeiată presupunerea că există o relaţie între aceste persoane cu persoanele menţionate la articolul 14 alineatul (1) litera (a) din Decizia Europol, datele sunt şterse fără întârziere;
(c) dacă astfel de persoane sunt suspectate de a fi comis o infracţiune pentru care Europol are competenţă în temeiul articolului 4 din Decizia Europol sau au fost condamnate pentru o astfel de infracţiune sau există indicaţii faptice sau motive întemeiate în temeiul legislaţiei naţionale a statului membru vizat pentru a considera că aceste persoane vor comite o astfel de infracţiune, toate datele menţionate la alineatul (2) pot fi stocate;
(d) datele privind contactele şi asociaţii contactelor precum şi datele privind contactele şi asociaţii asociaţilor nu se stochează, cu excepţia datelor privind tipul şi natura contactelor sau asocierilor cu persoanele menţionate;
(e) dacă o clarificare nu este posibilă în baza literelor de mai sus, acest lucru se ia în considerare la luarea deciziei cu privire la necesitatea de a extinde stocarea pentru analize suplimentare.
(4) În ceea ce priveşte persoanele care, astfel cum prevede articolul 14 alineatul (1) litera (c) din Decizia Europol, au fost victimele uneia dintre infracţiunile avute în vedere sau cu privire la care anumite fapte îndreptăţesc convingerea că persoanele respective ar putea fi victimele unei asemenea infracţiuni, datele menţionate în prezentul articol la alineatul (2) de la litera (a) punctul 1 la litera (c) punctul (3) pot fi stocate, precum şi următoarele categorii de date:
(a) datele de identificare a victimei;
(b) motivul alegerii victimei;
(c) daune (fizice/financiare/psihologice/altele);
(d) dacă urmează să se garanteze anonimitatea;
(e) dacă este posibilă participarea la o procedură judiciară;
(f) informaţiile legate de infracţiune comunicate de persoane menţionate la articolul 14 alineatul (1) litera (c) din Decizia Europol sau obţinute prin intermediul acestora, inclusiv informaţii privind relaţiile lor cu alte persoane, în cazul în care este necesar, pentru identificarea persoanelor menţionate la articolul 12 alineatul (1) din Decizia Europol.
Alte date în temeiul alineatului (2) pot fi stocate, după cum este necesar, cu condiţia să existe motive pentru a considera că sunt necesare pentru analiza rolului unei persoane ca victimă sau victimă potenţială.
Datele care nu sunt solicitate pentru alte analize se şterg.
(5) În ceea ce priveşte persoanele care, astfel cum prevede articolul 14 alineatul (1) litera (b) din Decizia Europol, ar putea fi chemate să depună mărturie în cadrul anchetelor legate de infracţiuni avute în vedere sau în cadrul unor cercetări penale ulterioare datele menţionate în prezentul articol la alineatul (2) de la litera (a) punctul 1 la litera (c) punctul (3) pot fi stocate, precum şi datele care corespund următoarelor criterii:
(a) informaţiile legate de infracţiune comunicate de aceste persoane, inclusiv informaţii privind relaţiile lor cu alte persoane incluse în fişierul de lucru pentru analiză;
(b) dacă urmează să se garanteze anonimitatea;
(c) dacă urmează să se asigure protecţie şi de către cine;
(d) noua identitate;
(e) dacă este posibilă participarea la o procedură judiciară.
Alte date în temeiul alineatului (2) pot fi stocate după cum este necesar, cu condiţia să existe motive pentru a considera că sunt necesare pentru analiza rolului unei astfel de persoane ca martor.
Datele care nu sunt solicitate pentru alte analize se şterg.
(6) În ceea ce priveşte persoanele care, astfel cum menţionează articolul 14 alineatul (1) litera (e) din Decizia Europol, ar putea furniza informaţii privind infracţiuni avute în vedere datele menţionate în prezentul articol la alineatul (2) de la litera (a) punctul 1 la litera (c) punctul (3) pot fi stocate, precum şi datele care răspund următoarelor criterii:
(a) informaţii personale codate;
(b) tip de informaţii furnizate;
(c) dacă urmează să se garanteze anonimitatea;
(d) dacă urmează să se asigure protecţie şi de către cine;
(e) noua identitate;
(f) dacă este posibilă participarea la o procedură judiciară;
(g) experienţe negative;
(h) recompense (financiare/favoruri).
Alte date în temeiul alineatului (2) pot fi stocate, după cum este necesar, cu condiţia să existe motive pentru a considera că sunt necesare pentru analiza rolului unei astfel de persoane ca informatori.
Datele care nu sunt solicitate pentru alte analize se şterg.
(7) În cazul în care, în orice moment în timpul analizei, devine clar, pe baza unor indicaţii solide şi coroborate, că o persoană inclusă în fişierul de lucru pentru analiză ar trebui încadrată într-o altă categorie de persoane, astfel cum sunt definite în prezentul articol, decât categoria în care persoana în cauză a fost inclusă iniţial, Europol poate prelucra numai datele privind această persoană care sunt permise în temeiul respectivei noi categorii, iar toate celelalte date se şterg.
În cazul în care, pe baza unor astfel de indicaţii, devine evident că o persoană ar trebui inclusă în două sau mai multe alte categorii, astfel cum sunt definite în prezentul articol, toate datele permise în temeiul acestor categorii pot fi prelucrate de Europol.
Articolul 7
Termene pentru examinare şi durata de stocare
(1) În cazul în care se hotărăşte dacă datele cu caracter personal sunt stocate în continuare sau nu în temeiul articolului 6 din prezentele norme, în conformitate cu articolul 20 din Decizia Europol, se ţine seama de echilibrul între interesele Europol în îndeplinirea sarcinilor sale şi interesele legitime de protecţie ale subiectului datelor în legătură cu care sunt stocate datele.
Necesitatea continuării stocării tuturor datelor cu caracter personal inclusiv în fişierul de lucru pentru analiză se reexaminează, în conformitate cu articolul 20 din Decizia Europol, nu mai târziu de trei ani de la stocarea sau de la ultima reexaminare a datelor. Fără a aduce atingere acestei reexaminări, necesitatea continuării stocării este reexaminată dacă apar circumstanţe care sugerează că datele trebuie şterse sau corectate.
Reexaminarea ţine seama de necesitatea de a păstra datele în perspectiva finalizării unei anchete într-un caz particular, o hotărâre judecătorească finală, în special achitarea, reabilitarea, stingerea pedepsei, amnistii, vârsta subiectului datelor, categorii speciale de date.
(2) În conformitate cu articolul 16 alineatul (3) din Decizia Europol, Europol realizează reexaminarea necesităţii continuării unui fişier de lucru pentru analiză. Pe baza reexaminării respective, directorul adoptă o decizie privind continuarea sau închiderea fişierului. Consiliul de administraţie şi organismul comun de supraveghere sunt imediat informate de către director cu privire la elementele fişierului care justifică stricta necesitate a continuării acestuia.
(3) În cazul în care cercetările penale împotriva persoanelor menţionate la articolul 6 alineatul (2) sunt încheiate, fără posibilitatea unei căi de atac, fie prin hotărâre judecătorească, fie în alt fel, şi hotărârea respectivă este notificată Europol de către statul membru sau terţa parte vizată, Europol verifică dacă datele afectate de această hotărâre pot fi în continuare stocate, modificate sau utilizate. Dacă se poate prezuma din motivele hotărârii sau din alte informaţii că persoana vizată nu a comis infracţiunea sau faptele comise nu constituie infracţiune sau dacă motivele hotărârii lasă această chestiune deschisă, datele afectate de această hotărâre se şterg, în afara cazului în care există motive substanţiale pentru a presupune că sunt în continuare relevante în scopul fişierului de lucru pentru analiză. În acest caz, informaţiile privind hotărârea judecătorească se adaugă la datele deja incluse în fişier. Mai mult, aceste date pot fi prelucrate şi păstrate numai cu respectarea corespunzătoare a contextului şi a pronunţării hotărârii susmenţionate şi a drepturilor pe care le acordă persoanei vizate.
(4) Datele personale nu pot fi reţinute pentru o perioadă mai îndelungată decât cea menţionată la articolul 20 alineatul (1) din Decizia Europol. În cazul în care, ca o consecinţă a continuării fişierului de analiză, datele privind persoanele menţionate la articolul 6 alineatele (3)-(6) sunt stocate într-un fişier pentru o perioadă care depăşeşte cinci ani, organismul comun de supraveghere menţionat la articolul 34 alineatul (1) din Decizia Europol este informat în consecinţă.
(5) În cazul în care, în decursul unei reexaminări a activităţilor Europol de către organismul comun de supraveghere m, se descoperă că datele cu caracter personal sunt reţinute cu încălcarea prezentelor norme, organismul comun de supraveghere informează directorul în legătură cu acest lucru după cum consideră necesar, în conformitate cu articolul 34 alineatul (4) din Decizia Europol.
În cazul în care organismul comun de supraveghere, în temeiul articolului 34 alineatul (4) din Decizia Europol, a transmis o cerere privind stocarea, prelucrarea sau utilizarea datelor cu caracter personal consiliului de administraţie, transmiterea datelor vizate este interzisă în absenţa autorizării prealabile a consiliului de administraţie. În cazuri excepţionale, directorul poate autoriza transmiterea datelor înainte de aprobarea consiliului de administraţie, în cazul în care se consideră că este absolut necesară pentru a proteja interesele esenţiale ale respectivelor state membre, în cadrul obiectivelor Europol sau în scopul prevenirii unui pericol iminent legat de infracţionalitate sau de acte teroriste. În astfel de cazuri, autorizaţia directorului este prezentată într-un document care este transmis consiliului de administraţie şi organismului comun de supraveghere.
Articolul 8
Asocierea terţilor
Europol poate asocia experţi din instituţii, organisme, birouri şi agenţii menţionate la articolul 22 alineatul (1) din Decizia Europol şi experţi din state terţe şi organizaţii, astfel cum se menţionează la articolul 23 alineatul (1) din decizia respectivă, la desfăşurarea activităţilor unui grup de analiză în condiţiile stabilite la articolul 14 alineatul (8) din decizia respectivă.
Directorul încheie un acord cu oricare dintre entităţile menţionate la primul paragraf în conformitate cu normele care guvernează astfel de acorduri, astfel cum a stabilit consiliul de administraţie. Detaliile acestor acorduri sunt transmise consiliului de administraţie şi organismului comun de supraveghere. Organismul comun de supraveghere poate prezenta consiliului de administraţie orice observaţii pe care le consideră necesare.
Articolul 9
Culegerea şi înregistrarea datelor
Datele stocate în fişiere în scop de analiză sunt diferenţiate în funcţie de evaluarea sursei şi de gradul de acurateţe sau de fiabilitate al informaţiei, în conformitate cu articolul 11. Datele bazate pe fapte sunt diferenţiate de datele bazate pe opinii sau evaluări personale.
Articolul 10
Protecţia datelor interne
Directorul ia măsurile pe care le consideră necesare pentru a asigura conformitatea cu prezentele norme şi cu alte dispoziţii privind protecţia datelor. În acest scop, directorul solicită consilierea responsabilului pentru protecţia datelor, în conformitate cu articolul 28 din Decizia Europol.
CAPITOLUL II
CLASIFICARE
Articolul 11
Tipuri de fişiere de lucru pentru analiză
Fişierele de lucru pentru analiză pot fi:
(a) generale sau strategice, unde scopul este prelucrarea informaţiilor relevante privind o anumită problemă sau elaborarea sau îmbunătăţirea iniţiativelor de către autorităţile competente, astfel cum sunt definite la articolul 3 din Decizia Europol;
(b) operaţionale, unde scopul este obţinerea de informaţii privind unul sau mai multe acte cu caracter infracţional menţionate la articolul 3 din Decizia Europol, legate de un caz, o persoană sau o organizaţie, în scopul începerii, asistării sau încheierii, în conformitate cu articolul 14 alineatul (2) din Decizia Europol, a anchetelor bilaterale sau multilaterale cu un caracter internaţional, cu condiţia ca două sau mai multe state membre să se numere printre părţile vizate.
Articolul 12
Evaluarea surselor şi a informaţiilor
(1) Sursa informaţiilor provenite de la un stat membru este evaluată în măsura posibilului de către statul membru care furnizează informaţiile utilizând următoarele coduri de evaluare a sursei:
A: atunci când nu există îndoieli cu privire la autenticitatea, credibilitatea şi competenţa sursei sau dacă informaţiile sunt furnizate de o sursă care s-a dovedit fiabilă în toate situaţiile;
B: atunci când informaţia este furnizată de o sursă care s-a dovedit fiabilă în majoritatea cazurilor;
C: atunci când informaţia este furnizată de o sursă care s-a dovedit nefiabilă în majoritatea cazurilor;
X: atunci când fiabilitatea sursei nu poate fi evaluată.
(2) Informaţia provenită de la un stat membru este evaluată în măsura posibilului de către statul membru care furnizează informaţia pe baza fiabilităţii sale utilizând următoarele coduri de evaluare a informaţiei:
1: informaţie a cărei acurateţe nu este pusă la îndoială;
2: informaţie cunoscută direct de către sursă, dar care nu este cunoscută direct de către funcţionarul care o transmite;
3: informaţie pe care sursa nu o cunoaşte direct, dar care este coroborată cu alte informaţii deja înregistrate;
4: informaţie care nu este cunoscută direct de către sursă şi care nu poate fi coroborată.
(3) În cazul în care Europol, pe baza informaţiilor de care dispune deja, conchide că este necesar ca evaluarea să fie corectată, acesta informează statul membru vizat şi caută să convină asupra modificării evaluării. Europol nu modifică evaluarea în absenţa unui astfel de acord.
(4) Dacă Europol primeşte date sau informaţii de la un stat membru fără o evaluare, Europol încearcă, în măsura posibilului, să evalueze fiabilitatea sursei sau informaţiei pe baza informaţiilor de care dispune deja. Evaluarea datelor şi informaţiilor specifice trebuie să se facă în acord cu statul membru care le-a furnizat. Un stat membru şi Europol pot conveni, de asemenea, în termeni generali asupra evaluării anumitor tipuri de date şi a anumitor surse. Consiliul de administraţie este informat cu privire la astfel de acorduri generale. În cazul în care datele au fost comunicate Europol pe baza unor astfel de acorduri generale, acest lucru este consemnat împreună cu datele.
În cazul în care nu s-a ajuns la un acord privind un caz specific, sau nu există un acord în termeni generali, Europol evaluează informaţia sau datele şi atribuie informaţiei sau datelor în cauză codurile de evaluare X şi 4, menţionate la alineatul (1) şi, respectiv, la alineatul (2).
(5) În cazul în care Europol primeşte date sau informaţii de la o terţă parte, prezentul articol se aplică în consecinţă.
(6) În cazul în care informaţiile incluse într-un fişier de lucru pentru analiză este rezultatul unei analize, Europol evaluează aceste informaţii în conformitate cu prezentul articol şi în acord cu statele membre care participă la analiză.
CAPITOLUL III
NORME DE UTILIZARE A FIȘIERELOR DE LUCRU PENTRU ANALIZĂ ȘI A DATELOR DE ANALIZĂ
Articolul 13
Crearea fişierelor de lucru pentru analiză
(1) Fişierele de lucru pentru analiză sunt create la iniţiativa Europol sau la cererea statelor membre care furnizează date, în conformitate cu procedura stabilită la articolul 16 din Decizia Europol.
(2) Consiliul de administraţie poate invita reprezentanţi ai organismului comun de supraveghere să participe la discuţiile privind crearea fişierelor de lucru pentru analiză.
(3) În conformitate cu articolul 16 alineatul (2) din Decizia Europol, activităţile de analiză şi diseminarea rezultatelor analizelor pot începe imediat după ce fişierul pentru analiză a fost creat. În cazul în care consiliul de administraţie dispune ca directorul să modifice un ordin de creare sau să închidă fişierul, în conformitate cu articolul 16 alineatul (4) din Decizia Europol, datele care nu pot fi incluse în fişier sau, în cazul în care fişierul urmează să fie închis, toate datele conţinute în acel fişier trebuie şterse fără întârziere.
(4) În cazul în care, în timpul analizei, devine necesară modificarea ordinului de creare a fişierului de lucru pentru analiză, procedurile menţionate la articolul 16 din Decizia Europol şi în prezentul articol se aplică în consecinţă.
Articolul 14
Extragerea datelor
(1) În conformitate cu articolul 14 alineatul (2) litera (b) din Decizia Europol, extragerea datelor de către participanţii la proiectul de analiză este permisă numai după ce aceştia au fost acreditaţi de către Europol şi după o instruire cu privire la obligaţiile lor specifice în temeiul cadrului juridic al Europol.
(2) În conformitate cu articolul 14 alineatul (2) al doilea paragraf din Decizia Europol, toţi participanţii la grupul de analiză pot extrage date din respectivul fişier. Grupul de analiză hotărăşte în unanimitate cu privire la măsura în care o astfel de extragere poate avea loc şi cu privire la orice condiţii şi restricţii care se aplică.
Articolul 15
Transmiterea datelor sau informaţiilor conţinute în fişierele de lucru pentru analiză
(1) Transmiterea datelor cu caracter personal conţinute în fişierele de lucru pentru analiză către orice stat membru sau terţă parte se înregistrează în fişierul respectiv.
În colaborare cu statul membru sau cu terţa parte care a comunicat datele, Europol verifică, după caz şi nu mai târziu decât la momentul transmiterii, faptul că datele sunt corecte şi coerente cu Decizia Europol.
În măsura posibilului, toate comunicările menţionează hotărârile judecătoreşti, precum şi deciziile de neîncepere a urmăririi penale. Înainte de a fi transmise şi de a se specifica gradul de acurateţe sau fiabilitate al acestora, datele bazate pe opinii sau aprecieri personale trebuie verificate în cooperare cu statul membru sau terţa parte care le-a comunicat.
Statul membru destinatar informează statul membru care transmite datele, la solicitarea acestuia din urmă, cu privire la utilizarea datelor transmise şi la rezultatele obţinute ulterior, în cazul în care legislaţia naţională a statului membru destinatar permite acest lucru.
În cazul în care există restricţii cu privire la utilizarea datelor în temeiul articolului 19 din Decizia Europol, aceste restricţii se înregistrează împreună cu datele, iar destinatarii rezultatelor analizei sunt informaţi cu privire la acest lucru.
(2) În conformitate cu articolul 14 alineatul (7) din Decizia Europol, în cazurile în care Europol constată, după introducerea datelor în fişierul de lucru pentru analiză, că datele se referă la o persoană sau la un obiect cu privire la care date furnizate de un alt stat membru au fost deja introduse în fişier, statul membru sau partea terţă respectivă este informată imediat cu privire la legătura identificată.
Articolul 16
Proceduri de control
În scopul îndeplinirii cerinţelor legate de securitatea datelor stabilite la articolul 35 din Decizia Europol şi al asigurării prelucrării în condiţii de securitate a datelor în sensul prezentelor norme, consiliul de administraţie autorizează sistemul de analiză, în conformitate cu articolul 8 din normele privind confidenţialitatea informaţiilor Europol adoptate prin Decizia 2009/.../JAI a Consiliului din 30 noiembrie 2009 (1), după consultarea prealabilă a comitetului de securitate, astfel cum se prevede la articolul 4 alineatul (2) din respectivele norme. Autorizarea se acordă pe baza cerinţelor de securitate specifice sistemului şi a altor documente de securitate considerate necesare de către consiliul de administraţie.
____________
(1) Nepublicat încă în Jurnalul Oficial.
------------------
Articolul 17
Utilizarea şi stocarea datelor pentru analiză şi a rezultatelor analizei
(1) Toate datele cu caracter personal şi rezultatele analizei transmise dintr-un fişier pentru analiză pot fi utilizate numai în conformitate cu scopul fişierului sau în scopul prevenirii şi combaterii altor forme de infracţiune grave şi în conformitate cu orice restricţii de utilizare specificate de statul membru pe baza articolului 19 alineatul (2) din Decizia Europol. Datele menţionate la articolul 5 alineatul (2) din prezentele norme pot fi transmise numai cu acordul statului membru care a furnizat datele.
(2) După închiderea unui fişier de lucru pentru analiză, toate datele conţinute în respectivul fişier sunt stocate de Europol într-un fişier separat accesibil numai în scopul controlului intern sau extern. Fără a aduce atingere articolului 20 alineatul (4) din Decizia Europol, astfel de date sunt păstrate nu mai mult de optsprezece luni de la închiderea fişierului de lucru pentru analiză.
(3) Rezultatele fişierului de lucru pentru analiză pot fi stocate de Europol în format electronic pentru o perioadă de cel mult trei ani de la data închiderii fişierului în cauză, cu condiţia să fie stocate într-un fişier separat şi să nu se adauge date noi. După această perioadă, rezultatele pot fi stocate numai sub forma unui document pe hârtie.
Articolul 18
Combinarea fişierelor şi comunicarea între fişiere
(1) În cazul în care devine evident că informaţia conţinută într-un fişier de lucru pentru analiză poate fi relevantă şi pentru alte fişiere de lucru pentru analiză, se aplică următoarea procedură:
(a) în cazul în care se propune o combinare completă a informaţiilor din cele două fişiere, se creează un fişier nou care cuprinde toate informaţiile din ambele fişiere, în conformitate cu articolul 16 din Decizia Europol. Decizia de a combina cele două fişiere este luată de toţi participanţii la ambele fişiere originale. În acest caz, fişierele originale sunt închise;
(b) în cazul în care unele informaţii dintr-un fişier sunt relevante pentru alt fişier, furnizorii informaţiilor respective hotărăsc dacă informaţiile pot fi comunicate sau nu celuilalt fişier.
(2) În situaţiile menţionate la alineatul (1), termenele-limită pentru reexaminarea datelor comunicate de la un fişier pentru analiză la altul nu sunt afectate de un astfel de transfer.
Articolul 19
Noi mijloace tehnice
Pot fi introduse noi mijloace tehnice pentru prelucrarea datelor în scopul analizei numai în cazul în care au fost luate toate măsurile rezonabile pentru garantarea utilizării acestora în conformitate cu normele de protecţie a datelor cu caracter personal aplicabile Europol. Directorul se consultă în prealabil cu organismul comun de supraveghere în toate cazurile în care introducerea unor astfel de mijloace tehnice generează probleme pentru aplicarea prezentelor norme de protecţie a datelor.
CAPITOLUL IV
DISPOZIŢII FINALE
Articolul 20
Reexaminarea normelor
Prezentele norme sunt evaluate sub supravegherea consiliului de administraţie, până la 1 ianuarie 2013.
Orice propuneri de modificare a prezentelor norme sunt luate în considerare de consiliul de administraţie în vederea adoptării acestora de către Consiliu în conformitate cu procedura prevăzută la articolul 14 alineatul (1) al treilea paragraf din Decizia Europol.
Articolul 21
Intrarea în vigoare
Prezentele norme intră în vigoare la 1 ianuarie 2010.
Adoptată la Bruxelles, 30 noiembrie 2009.
Pentru Consiliu
Preşedintele
B. ASK
-----------------------------------------
