DECIZIA 2009/968/JAI A CONSILIULUI

din 30 noiembrie 2009

de adoptare a normelor privind confidenţialitatea informaţiilor Europol

CONSILIUL UNIUNII EUROPENE,

având în vedere Decizia 2009/371/JAI a Consiliului din 6 aprilie 2009 privind înfiinţarea Oficiului European de Poliţie (Europol) (¹) ("Decizia Europol"), în special articolul 40,

având în vedere proiectul de norme înaintat de consiliul de administraţie,

având în vedere avizul Parlamentului European,

întrucât, în conformitate cu Decizia Europol, Consiliul, hotărând cu majoritate calificată după consultarea Parlamentului European, adoptă normele de punere în aplicare privind confidenţialitatea informaţiilor obţinute de Europol sau care fac obiectul unui schimb cu acesta (denumite în continuare "normele"),

DECIDE:

____________

(¹)            JO L 121, 15.5.2009, p. 37.

------------------

CAPITOLUL I

DEFINIŢII ȘI DOMENIU DE APLICARE

Articolul 1

Definiţii

În sensul prezentelor norme:

(a)  "prelucrare a informaţiilor" sau "prelucrare" înseamnă orice operaţie sau set de operaţii efectuate asupra datelor cu caracter personal sau a celor care nu au caracter personal, în mod automat sau nu, precum culegerea, înregistrarea, organizarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, recuperarea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, difuzarea sau alte forme de punere la dispoziţie, alinierea sau combinarea, blocarea, ştergerea sau distrugerea;

(b)  "parte terţă" înseamnă o entitate menţionată la articolul 22 alineatul (1) şi la articolul 23 alineatul (1) din Decizia Europol;

(c)  "comitet de securitate" înseamnă comitetul alcătuit din reprezentanţii statelor membre şi ai Europol, astfel cum se indică la articolul 4;

(d)  "coordonator în materie de securitate" înseamnă directorul adjunct căruia directorul - în temeiul articolului 38 alineatul (2) din Decizia Europol - îi atribuie, printre celelalte sarcini care îi revin, funcţia de coordonare şi control în materie de securitate;

(e)  "ofiţeri de securitate" înseamnă personalul Europol care este numit de director şi care răspunde de aspectele legate de securitate în conformitate cu articolul 6;

(f)   "manual de securitate" înseamnă manualul de punere în aplicare a acestor norme, care se elaborează în conformitate cu articolul 7;

(g)  "nivel de clasificare" înseamnă un marcaj de securitate atribuit unui document prelucrat de către sau prin intermediul Europol, astfel cum se menţionează la articolul 10;

(h)  "pachet de măsuri de securitate" înseamnă un anumit ansamblu de măsuri de securitate care trebuie aplicat informaţiilor cărora le este atribuit un nivel de clasificare Europol, astfel cum se menţionează la articolul 10;

(i)   "nivel de protecţie de bază" înseamnă nivelul de protecţie care se aplică tuturor informaţiilor prelucrate de către sau prin intermediul Europol, cu excepţia informaţiilor care sunt marcate în mod special sau a celor care sunt uşor identificabile ca fiind informaţii publice, astfel cum se menţionează la articolul 10 alineatul (1);

(j)" personal" înseamnă agenţi temporari şi agenţi contractuali, astfel cum este definit la articolul 39 alineatul (4) din Decizia Europol;

(k)  "informaţii clasificate ale Europol" înseamnă orice informaţie şi orice material sub orice formă, a căror divulgare neautorizată poate aduce prejudicii de diferite grade intereselor esenţiale ale Europol sau ale unuia sau mai multor state membre şi care necesită punerea în aplicare a unor măsuri de securitate adecvate, astfel cum este definit la articolul 7 alineatul (2) litera (b).

Articolul 2

Domeniul de aplicare

(1) Prezentele norme stabilesc măsurile de securitate care urmează să fie aplicate tuturor informaţiilor care sunt prelucrate de către sau prin intermediul Europol.

(2) Canalele de comunicare între Europol şi unităţile naţionale ale statelor membre, menţionate la articolul 8 din Decizia Europol, asigură un nivel de protecţie care este echivalent nivelului asigurat prin prezentele măsuri. Un standard comun pentru aceste canale de comunicare se aprobă de comitetul de securitate.

(3) Anexa prevede o prezentare generală a nivelurilor de clasificare ale Europol, astfel cum se menţionează la articolul 10, precum şi a marcajelor echivalente aplicate în mod curent de statele membre informaţiilor care fac obiectul respectivelor niveluri de clasificare. Atunci când un stat membru informează celelalte state membre şi Europol cu privire la orice modificare apărută la nivelul dispoziţiilor sale naţionale privind nivelurile de clasificare sau la nivelul marcajelor echivalente, Europol elaborează o versiune revizuită a prezentării generale reproduse în anexă. Cel puţin o dată pe an comitetul de securitate verifică dacă prezentarea generală este actualizată.

CAPITOLUL II

RESPONSABILITĂŢI PRIVIND SECURITATEA

Articolul 3

Responsabilităţile care revin statelor membre

(1) Statele membre se angajează să asigure că informaţiile Europol beneficiază, pe teritoriul acestora, de un nivel de protecţie care este echivalent nivelului de protecţie asigurat prin măsurile de securitate stabilite prin prezentele norme.

(2) Statele membre se angajează să informeze coordonatorul în materie de securitate cu privire la toate actele de încălcare a securităţii care pot compromite interesele Europol sau ale unui stat membru. În cazul din urmă, statul membru vizat este, de asemenea, informat direct prin unitatea naţională.

Articolul 4

Comitetul de securitate

(1) Se înfiinţează un comitet de securitate, care este alcătuit din reprezentanţii statelor membre şi ai Europol, care se reunesc de cel puţin două ori pe an.

(2) Comitetului de securitate îi revine sarcina de a consilia consiliul de administraţie şi directorul în chestiuni referitoare la politica de securitate, inclusiv punerea în aplicare a manualului de securitate.

(3) Comitetul de securitate îşi stabileşte propriul regulament de procedură. Reuniunile comitetului de securitate sunt prezidate de coordonatorul în materie de securitate.

Articolul 5

Coordonatorul în materie de securitate

(1) Coordonatorul în materie de securitate are responsabilitatea generală pentru toate chestiunile referitoare la securitate, inclusiv pentru măsurile de securitate stabilite în cadrul prezentelor norme şi în manualul de securitate. Coordonatorul în materie de securitate monitorizează executarea dispoziţiilor referitoare la securitate şi informează directorul cu privire la toate actele de încălcare a securităţii. În cazuri grave, directorul informează consiliul de administraţie. În cazul în care o asemenea încălcare riscă să compromită interesele unui stat membru, respectivul stat membru este, de asemenea, informat.

(2) Coordonatorul în materie de securitate răspunde direct în faţa directorului.

(3) Coordonatorul în materie de securitate posedă o autorizaţie de securitate la cel mai înalt nivel în conformitate cu actele cu putere de lege şi cu reglementările aplicabile în statul membru al cărui resortisant este.

Articolul 6

Ofiţerii de securitate

(1) Ofiţerii de securitate îl sprijină pe director în punerea în aplicare a măsurilor de securitate stabilite în prezentele norme şi în manualul de securitate. Ofiţerii de securitate răspund direct în faţa coordonatorului în materie de securitate. Sarcinile specifice ale ofiţerilor de securitate sunt următoarele:

(a)  să instruiască, să asiste şi să consilieze întreg personalul Europol, precum şi orice alte persoane implicate în activităţi care au legătură cu Europol şi care sunt supuse unei obligaţii de discreţie sau de confidenţialitate, cu privire la obligaţiile lor în temeiul prezentelor norme sau al manualului de securitate;

(b)  să pună în aplicare dispoziţiile de securitate, să investigheze încălcările unor asemenea dispoziţii şi să raporteze aceasta imediat coordonatorului în materie de securitate;

(c)  să revizuiască periodic caracterul adecvat al măsurilor de securitate pe baza evaluărilor de risc; în acest sens, aceştia raportează coordonatorului în materie de securitate, de regulă, cel puţin o dată pe lună şi - în cazuri excepţionale - ori de câte ori acest lucru este considerat ca fiind necesar şi formulează recomandări şi consultanţă adecvate;

(d)  să îndeplinească sarcinile care le sunt trasate în temeiul prezentelor norme sau al manualului de securitate; şi

(e)  să îndeplinească orice alte sarcini care le sunt trasate de către coordonatorul în materie de securitate.

(2) Ofiţerii de securitate posedă autorizaţii de securitate la nivelul adecvat impus de sarcinile lor şi în conformitate cu actele cu putere de lege şi cu reglementările aplicabile în statul membru al căror resortisanţi sunt.

Articolul 7

Manualul de securitate, proceduri şi cuprins

(1) Manualul de securitate este adoptat de consiliul de administraţie după consultarea comitetului de securitate.

(2) Manualul de securitate oferă indicaţii şi sprijin în ceea ce priveşte gestionarea securităţii în conformitate cu cerinţele specifice şi stabileşte abordarea Europol în gestionarea securităţii. Manualul de securitate cuprinde:

(a)  norme detaliate privind măsurile de securitate care urmează să fie aplicate în cadrul Europol pentru a se asigura un nivel de protecţie de bază, astfel cum este menţionat la articolul 10 alineatul (1) din prezentele norme, măsurile de acest fel bazându-se pe articolele 35 şi 41 alineatul (2) din Decizia Europol şi luând în considerare articolul 40 alineatul (3) din decizia respectivă; şi

(b)  norme detaliate privind măsurile de securitate asociate diferitelor niveluri de clasificare ale Europol şi pachetelor de securitate corespunzătoare, astfel cum se menţionează la articolul 10 alineatele (2) şi (3); manualul de securitate ia, de asemenea, în considerare articolul 46 din Decizia Europol.

(3) Manualul de securitate este revizuit periodic sau în cazul în care se produc schimbări semnificative, pentru a se asigura conformitatea, gradul de adecvare şi eficienţa continue ale acestuia.

(4) Modificările care se aduc manualului de securitate se adoptă în conformitate cu procedura prevăzută la alineatul (1).

Articolul 8

Acreditarea în materie de securitate a sistemelor

(1) Toate sistemele Europol utilizate pentru prelucrarea informaţiilor clasificate ale Europol sunt acreditate de consiliul de administraţie după consultarea comitetului de securitate şi după obţinerea asigurării punerii în aplicare efective a măsurilor de securitate necesare care derivă din cerinţele de securitate specifice unui anumit sistem (SSRS), din registrul riscurilor aferente informaţiilor şi din orice altă documentaţie relevantă. Subsistemele şi terminalele/staţiile de lucru la distanţă sunt acreditate ca parte din sistemele la care sunt conectate.

(2) SSSR este adoptat şi modificat de consiliul de administraţie după consultarea comitetului de securitate. SSSR respectă dispoziţiile relevante din manualul de securitate.

Articolul 9

Respectarea

(1) Măsurile de securitate stabilite în prezentele norme şi în manualul de securitate sunt respectate de întreg personalul Europol, precum şi de orice altă persoană implicată în activităţi care au legătură cu Europol care este supusă unei obligaţii de discreţie sau de confidenţialitate.

(2) Directorul, birourile de legătură şi unităţile naţionale ale Europol sunt responsabile pentru asigurarea respectării prezentelor norme şi a manualului de securitate în conformitate cu alineatul (1).

CAPITOLUL III

PRINCIPII GENERALE

Articolul 10

Nivelul de protecţie de bază, nivelurile de clasificare şi pachetele de securitate

(1) Toate informaţiile prelucrate de Europol sau prin intermediul Europol, cu excepţia informaţiilor care sunt marcate în mod special sau a celor care sunt uşor identificabile ca fiind informaţii publice, fac obiectul unui nivel minim de protecţie în cadrul Europol şi în statele membre.

(2) În conformitate cu articolul 3, statele membre asigură punerea în aplicare a nivelului de protecţie de bază menţionat la alineatul (1), printr-o varietate de măsuri în conformitate cu legislaţia şi reglementările naţionale, inclusiv obligaţia de discreţie şi de confidenţialitate, limitând accesul la informaţii la personalul autorizat, cerinţele de protecţie a datelor în măsura în care sunt vizate date cu caracter personal şi măsuri tehnice şi procedurale generale pentru asigurarea securităţii informaţiilor, luând în considerare articolul 41 alineatul (2) din Decizia Europol.

(3) Informaţiile care necesită măsuri de securitate suplimentare fac obiectul unui nivel de clasificare Europol care este indicat printr-un marcaj specific. Informaţiile fac obiectul unui nivel de securitate numai atunci când acest lucru este strict necesar şi numai pentru perioada necesară.

(4) Nivelurile de clasificare ale Europol care se utilizează sunt următoarele:

(a)  "RESTREINT UE/EU RESTRICTED": această clasificare se aplică informaţiilor şi materialelor a căror divulgare neautorizată ar putea dezavantaja interesele Europol sau ale unuia sau mai multor state membre;

(b)  "CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL": această clasificare se aplică informaţiilor şi materialelor a căror divulgare neautorizată ar putea aduce atingere intereselor esenţiale ale Europol sau ale unuia sau mai multor state membre;

(c)  "SECRET UE/EU SECRET": această clasificare se aplică informaţiilor şi materialelor a căror divulgare neautorizată ar putea aduce o atingere gravă intereselor esenţiale ale Europol sau ale unuia sau mai multor state membre;

(d)  "TRES SECRET UE/EU TOP SECRET": această clasificare se aplică informaţiilor şi materialelor a căror divulgare neautorizată ar putea aduce o atingere deosebit de gravă intereselor esenţiale ale Europol sau ale unuia sau mai multor state membre.

Informaţiile şi materialele astfel clasificate poartă suplimentar o marcă ("EUROPOL") sub marca de clasificare, care să indice faptul că provin de la Europol.

Fiecare nivel de clasificare Europol se referă la un pachet de securitate specific, aplicabil în cadrul Europol. Pachetele de securitate asigură diferite niveluri de protecţie, în funcţie de conţinutul informaţiilor, luând în considerare efectul negativ pe care divulgarea neautorizată, diseminarea sau utilizarea informaţiilor îl poate produce asupra intereselor Europol sau ale statelor membre.

Atunci când sunt reunite informaţii clasificate la diferite niveluri, nivelul de clasificare aplicabil este cel puţin la fel de ridicat ca nivelul aplicabil informaţiilor protejate la cel mai înalt nivel. În toate situaţiile, se poate atribui unui set de informaţii un nivel de protecţie mai ridicat decât cel atribuit fiecărei componente în parte.

Traducerii unui document clasificat i se atribuie acelaşi nivel de clasificare ca originalului şi aceasta face obiectul aceleiaşi protecţii ca documentul original.

(5) Se poate folosi un marcaj restrictiv pentru specificarea condiţiilor suplimentare precum limitarea distribuirii informaţiilor la anumite canale de schimb de informaţii, embargoul şi o distribuire pe o anumită scară bazată pe necesitatea de a cunoaşte. Un asemenea marcaj restrictiv este definit în manualul de securitate.

(6) Pachetele de securitate constau în diferite măsuri de natură fizică, tehnică, organizaţională sau administrativă, astfel cum este prevăzut în manualul de securitate.

Articolul 11

Alegerea nivelului de clasificare

(1) Statele membre care furnizează informaţii către Europol sunt responsabile pentru alegerea nivelului de clasificare adecvat pentru respectivele informaţii în conformitate cu articolul 10. Acolo unde acest lucru este aplicabil, în momentul transmiterii informaţiilor către Europol, statul membru marchează informaţiile cu un nivel de clasificare Europol, astfel cum este menţionat la articolul 10 alineatul (4).

(2) În alegerea unui nivel de clasificare, statele membre iau în considerare clasificarea informaţiilor în temeiul reglementărilor lor naţionale, necesitatea asigurării flexibilităţii operaţionale cerute de Europol pentru a funcţiona în mod adecvat şi cerinţa ca clasificarea informaţiilor aferente aplicării legii să reprezinte o excepţie şi, în situaţia în care informaţiile de acest fel trebuie clasificate, să li se atribuie acestora cel mai scăzut nivel de clasificare posibil.

(3) Dacă Europol, pe baza informaţiilor de care dispune deja, ajunge la concluzia că alegerea unui nivel de clasificare trebuie modificată (de exemplu, înlăturarea sau adăugarea unui nivel de clasificare unui document care a făcut anterior obiectul unui nivel de protecţie de bază), acesta informează statul membru vizat şi urmăreşte ajungerea la un acord asupra unui nivel de clasificare adecvat. Europol nu menţionează, nu schimbă, nu adaugă şi nici nu înlătură un nivel de clasificare fără un asemenea acord.

(4) În situaţia în care informaţiile generate de Europol se bazează pe sau conţin informaţii furnizate de un stat membru, Europol determină în acord cu statul membru vizat dacă nivelul de protecţie de bază este suficient sau dacă este necesară aplicarea unui nivel de clasificare Europol.

(5) În situaţia în care informaţiile sunt generate chiar de Europol şi dacă respectivele informaţii nu se bazează pe şi nici nu conţin informaţii furnizate de un stat membru, Europol determină nivelul adecvat de clasificare pentru respectivele informaţii, utilizând criteriile stabilite de comitetul de securitate. Acolo unde este necesar, Europol marchează informaţiile în consecinţă.

(6) În situaţia în care informaţiile vizează şi interesele esenţiale ale altui stat membru, statele membre şi Europol consultă respectivul stat membru asupra necesităţii aplicării oricărui nivel de clasificare informaţiilor respective şi, dacă acest lucru este valabil, asupra nivelului de clasificare care ar trebui aplicat.

Articolul 12

Modificarea nivelului de clasificare

(1) Un stat membru care a furnizat informaţii către Europol poate să solicite în orice moment modificarea nivelului de clasificare ales, inclusiv prin înlăturarea sau adăugarea unui nivel de clasificare. Europol este obligat să elimine, să modifice sau să adauge un nivel de clasificare în conformitate cu ceea ce statele membre vizate doresc.

(2) Statele membre vizate solicită, imediat ce circumstanţele permit, ca nivelul de clasificare aflat în discuţie să fie declasat sau eliminat complet.

(3) Un stat membru care furnizează informaţii către Europol poate specifica perioada pentru care se va aplica alegerea oricărui nivel de clasificare şi orice modificări ulterioare eventuale ale nivelului de clasificare.

(4) În situaţia în care nivelul de protecţie de bază sau nivelul de clasificare a fost stabilit de Europol în conformitate cu articolul 11 alineatul (4), Europol modifică nivelul de protecţie de bază sau nivelul de clasificare numai în acord cu statele membre vizate.

(5) În situaţia în care nivelul de clasificare a fost stabilit de Europol în conformitate cu articolul 11 alineatul (5), Europol poate modifica sau elimina nivelul de clasificare în orice moment dacă acest lucru este considerat ca fiind necesar.

(6) Atunci când informaţiile al căror nivel de clasificare este modificat în conformitate cu prezentul articol au fost deja furnizate altor state membre, Europol informează destinatarii cu privire la schimbarea nivelului de clasificare.

Articolul 13

Prelucrarea, accesul şi autorizaţia de securitate

(1) Accesul la informaţii şi deţinerea acestora sunt restrânse în cadrul Europol la acele persoane care, din motive legate de sarcinile sau obligaţiile de serviciu, trebuie să cunoască informaţiile de acest fel sau trebuie să lucreze cu acestea. Persoanele care se ocupă cu prelucrarea informaţiilor trebuie să fi obţinut autorizaţia de securitate pertinentă şi beneficiază ulterior de o formare specială.

(2) Toate persoanele care pot avea acces la informaţii prelucrate de Europol care fac obiectul unui nivel de clasificare sunt supuse autorizării de securitate în conformitate cu articolul 40 alineatul (2) din Decizia Europol şi cu manualul de securitate. Coordonatorul în materie de securitate autorizează, pe baza rezultatului procedurii de autorizare de securitate, sub rezerva dispoziţiilor manualului de securitate, persoanele care au fost autorizate la nivelul naţional corespunzător, care, din motive legate de sarcinile sau obligaţiile lor de serviciu, trebuie să cunoască informaţiile care fac obiectul unui nivel de clasificare Europol. Autorizaţia face obiectul unei revizuiri periodice efectuate de coordonatorul în materie de securitate. Autorizaţia poate fi retrasă imediat de coordonatorul în materie de securitate pentru motive justificate. Coordonatorul în materie de securitate este, de asemenea, responsabil pentru asigurarea punerii în aplicare a alineatului (3).

(3) Nicio persoană nu are acces la informaţii care fac obiectul unui nivel de clasificare fără să îi fi fost acordată autorizaţia de securitate la nivelul corespunzător. Cu toate acestea, în mod excepţional, coordonatorul în materie de securitate poate, după consultarea unui ofiţer de securitate,

(a)  să acorde o autorizaţie specifică limitată persoanelor autorizate la nivel "CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL" pentru a avea acces la anumite informaţii clasificate până la nivelul "SECRET UE/EU SECRET" dacă, din motive legate de sarcinile sau obligaţiile lor de serviciu, într-un caz specific, acestea trebuie să cunoască informaţiile care fac obiectul unui nivel de clasificare Europol superior; sau

(b)  să autorizeze temporar accesul la informaţii clasificate, pentru o perioadă care nu depăşeşte şase luni, în aşteptarea rezultatului procedurii de autorizare de securitate menţionate la alineatul (2), dacă aceasta este în interesul Europol, şi după notificarea autorităţilor naţionale competente şi în condiţiile în care acestea nu răspund în termen de trei luni; coordonatorul în materie de securitate informează autorităţile naţionale competente vizate cu privire la acordarea unei autorizări temporare de acest fel. Acordarea acestei autorizări temporare nu presupune permiterea accesului la informaţii clasificate "SECRET UE/EU SECRET" sau la un nivel superior.

(4) O asemenea autorizaţie nu este acordată în situaţia în care un stat membru a indicat, în momentul furnizării informaţiilor vizate, că în legătură cu respectivele informaţii nu trebuie să se exercite competenţa atribuită coordonatorului în materie de securitate în temeiul alineatului (3).

Articolul 14

Părţile terţe

La încheierea de acorduri de confidenţialitate cu terţe părţi sau la încheierea de acorduri în conformitate cu articolul 22 alineatul (4) şi articolul 23 alineatul (7) din Decizia Europol, Europol ia în considerare principiile stabilite în prezentele norme şi în manualul de securitate, care ar trebui să fie puse în aplicare în conformitate cu informaţiile schimbate cu asemenea părţi terţe.

CAPITOLUL IV

DISPOZIŢII FINALE

Articolul 15

Reexaminarea normelor

Orice propuneri de modificare a prezentelor norme sunt analizate de consiliul de administraţie în vederea adoptării acestora de către Consiliu în conformitate cu procedura stabilită la articolul 40 alineatul (1) din Decizia Europol.

Articolul 16

Intrarea în vigoare

Prezentele norme intră în vigoare la 1 ianuarie 2010.

Adoptată la Bruxelles, 30 noiembrie 2009.

Pentru Consiliu

Preşedintele

B. ASK

---------------------------------------------