REGULAMENTUL DELEGAT (UE) NR. 1042/2014 AL COMISIEI
din 25 iulie 2014
de completare a Regulamentului (UE) nr. 514/2014 cu privire la desemnarea şi la responsabilităţile de gestionare şi control ale autorităţilor responsabile şi cu privire la statutul şi la obligaţiile autorităţilor de audit
COMISIA EUROPEANĂ,
având în vedere Tratatul privind funcţionarea Uniunii Europene,
având în vedere Regulamentul (UE) nr. 514/2014 al Parlamentului European şi al Consiliului din 16 aprilie 2014 de stabilire a dispoziţiilor generale privind Fondul pentru azil, migraţie şi integrare, precum şi instrumentul de sprijin financiar pentru cooperarea poliţienească, prevenirea şi combaterea criminalităţii şi gestionarea crizelor (1), în special articolul 26 alineatul (4) şi articolul 29 alineatul (1),
întrucât:
(1) Pentru a asigura continuitatea între implementarea fondurilor precedente în cadrul programului general „Solidaritatea şi gestionarea fluxurilor migratorii” 2007-2013 şi regulamentele specifice corespunzătoare cadrului 2014-2020, Regulamentul (UE) nr. 514/2014 se inspiră, în mare parte, din normele în vigoare pentru fondurile precedente, dar ţinând seama de modificările introduse de Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 al Parlamentului European şi al Consiliului (2) în ceea ce priveşte gestiunea partajată.
(2) Pentru a se garanta că organismele care pun în aplicare programele naţionale au capacitatea de a-şi îndeplini îndatoririle în mod eficient şi în conformitate cu obiectivele şi priorităţile stabilite în cadrul reglementărilor specifice menţionate la articolul 2 litera (a) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014, ar trebui să se stabilească norme privind desemnarea acestora, supravegherea desemnării şi încetarea desemnării, dacă este necesar.
(3) Pentru a se asigura că domeniul de aplicare al responsabilităţilor lor le permite să pună în aplicare programul naţional, este necesar să se stabilească norme care să definească responsabilităţile în materie de gestiune şi de control ale autorităţilor responsabile, în special condiţiile în care acestea îşi pot delega sau externaliza o parte din sarcini.
(4) Procedura de selecţie şi de atribuire a contribuţiei Uniunii în cadrul programelor naţionale ar trebui să respecte principiile transparenţei, nediscriminării şi egalităţii de tratament. Prin urmare, este necesar să se stabilească condiţiile în care statele membre ar trebui să pună în aplicare acţiunile în cadrul programelor naţionale şi să se identifice în special situaţiile în care autoritatea responsabilă poate executa proiecte în mod direct.
(5) În toate statele membre, auditurile ar trebui să fie eficiente, să aibă un domeniu de aplicare adecvat şi să respecte standardele internaţionale de audit. În acest scop, ar trebui să se definească în mod clar statutul autorităţilor de audit şi standardele de audit pe care trebuie să le aplice acestea.
(6) Pentru a se asigura că activităţile de audit ale autorităţilor de audit le permit acestora să îşi formuleze opiniile de audit, ar trebui definite diferitele tipuri de activităţi de audit.
_________
(1) JO L 150, 20.5.2014, p. 112.
(2) Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 al Parlamentului European şi al Consiliului din 25 octombrie 2012 privind normele financiare aplicabile bugetului general al Uniunii şi de abrogare a Regulamentului (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului (JO L 298, 26.10.2012, p. 1).
(7) Este important ca rezultatele activităţii autorităţii de audit să fie raportate în mod corespunzător şi la timp atât autorităţii de desemnare, cât şi Comisiei Europene. În special, este important ca declaraţia de gestiune, rezumatul anual al rapoartelor finale de audit şi al controalelor efectuate, transmis în cadrul unei cereri anuale de plată să reflecte bine rezultatul activităţii şi al concluziilor autorităţii de audit. Prin urmare, autoritatea de audit ar trebui, ca parte a activităţii sale de audit, să se asigure că informaţiile legate de activitatea sa de audit sunt raportate în mod corespunzător în aceste documente.
(8) Pentru a permite aplicarea rapidă a măsurilor prevăzute în prezentul regulament şi pentru a nu întârzia aprobarea şi punerea în aplicare a programelor naţionale, regulamentul ar trebui să intre în vigoare în ziua următoare datei publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.
(9) Regulamentul (UE) nr. 514/2014 este obligatoriu pentru Regatul Unit şi Irlanda şi, în consecinţă, prezentul regulament li se aplică în mod obligatoriu.
(10) Danemarcei nu i se aplică Regulamentul (UE) nr. 514/2014 şi nici prezentul regulament,
ADOPTĂ PREZENTUL REGULAMENT:
CAPITOLUL I
DISPOZIŢII GENERALE
Articolul 1
Definiţii
În sensul prezentului regulament, se aplică definiţiile prevăzute în Regulamentul (UE) nr. 514/2014. Se aplică, de
asemenea, următoarele definiţii:
(a) „autoritate de desemnare” înseamnă autoritatea ministerială a unui stat membru la care se face referire la articolul 26 alineatul (1) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014 care desemnează autoritatea responsabilă;
(b) „autorităţi competente” înseamnă autoritatea responsabilă, autoritatea de audit şi, dacă este cazul, autoritatea delegată prevăzută la articolul 25 alineatul (1) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014;
(c) „SFC 2014” înseamnă sistemul electronic de informaţii instituit prin articolul 2 din Regulamentul de punere în aplicare (UE) nr. 802/2014 al Comisiei (1);
(d) „acord de grant” înseamnă un acord sau un alt instrument juridic echivalent în baza căruia autoritatea responsabilă acordă granturi beneficiarului în scopul executării unui proiect în cadrul programului naţional.
_________
(1) Regulamentul de punere în aplicare (UE) nr. 802/2014 al Comisiei din 24 iulie 2014 de stabilire a modelelor pentru programele naţionale şi de stabilire a termenilor şi condiţiilor sistemului de schimb electronic de date între Comisie şi statele membre în temeiul Regulamentului (UE) nr. 514/2014 al Parlamentului European şi al Consiliului de stabilire a dispoziţiilor generale privind Fondul pentru azil, migraţie şi integrare, precum şi instrumentul de sprijin financiar pentru cooperarea poliţienească, prevenirea şi combaterea criminalităţii şi gestionarea crizelor (JO L 219, 25.7.2014, p. 22).
CAPITOLUL II
AUTORITATEA RESPONSABILĂ
SECŢIUNEA I
Desemnarea autorităţii responsabile
Articolul 2
Criteriile şi procedura de desemnare a autorităţii responsabile
(1) Organismul care urmează să fie desemnat autoritate responsabilă dispune de o structură administrativă şi de un sistem de control intern care respectă criteriile stabilite în anexa la prezentul regulament („criteriile de desemnare”). Criteriile de desemnare se referă la:
(a) mediul intern;
(b) activităţile de control;
(c) comunicarea şi informarea internă;
(d) monitorizarea şi raportarea internă.
Statele membre pot stabili şi alte criterii de desemnare caracteristici ale autorităţii responsabile.
(2) Organismul de audit menționat la articolul 26 alineatul (3) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014 evaluează dacă autoritatea responsabilă propusă respectă criteriile de desemnare prevăzute în anexă și își prezintă constatările, concluziile și avizul de audit într-un raport de audit adresat autorității de desemnare.
(3) În cazul în care autoritatea de desemnare consideră că autoritatea responsabilă nu respectă criteriile de desemnare, aceasta îi adresează organismului respectiv instrucţiuni specifice pentru remedierea problemelor într-un anumit termen-limită, înainte ca organismul să poată fi desemnat autoritate responsabilă.
În aşteptarea remedierii problemelor, organismul poate fi desemnat, cu titlu provizoriu, autoritate responsabilă pentru cel mult 12 luni. Durata acestei perioade provizorii este proporţională cu problemele identificate.
(4) Atunci când desemnează autoritatea responsabilă, statul membru notifică fără întârziere Comisia prin intermediul SFC 2014. Odată cu această notificare, statul membru transmite documentele care stabilesc:
(a) împărţirea de bază a responsabilităţilor între unităţile organizaţionale ale autorităţii responsabile;
(b) dacă este cazul, relaţia sa cu autorităţile delegate, activităţile care urmează să fie delegate şi procedurile principale pentru supravegherea activităţilor delegate respective; precum şi
(c) un rezumat al principalelor proceduri de tratare a creanţelor financiare primite de la beneficiari şi de autorizare şi înregistrare a cheltuielilor aferente.
Articolul 3
Supravegherea autorităţii responsabile şi reexaminarea desemnării
(1) Autoritatea de desemnare supraveghează autoritatea responsabilă, în special pe baza informaţiilor menţionate la articolul 14 alineatul (2) din prezentul regulament, şi urmăreşte eventualele deficienţe identificate.
(2) Statele membre se asigură că informaţiile care indică faptul că autoritatea responsabilă nu mai respectă criteriile de desemnare sunt comunicate fără întârziere autorităţii de desemnare.
(3) Atunci când autoritatea competentă nu mai respectă pe deplin criteriile de desemnare sau sistemul său de control intern este atât de deficient încât îi afectează capacitatea de a-şi îndeplini sarcinile, autoritatea de desemnare plasează autoritatea responsabilă sub supraveghere. În astfel de cazuri, autoritatea de desemnare redactează un plan de redresare pe care autoritatea responsabilă trebuie să îl pună în aplicare pe o perioadă proporţională cu gravitatea neconformităţii sau a deficienţei. Această perioadă nu trebuie să depăşească 12 de luni de la începutul perioadei de probă.
(4) Autoritatea de desemnare informează imediat Comisia cu privire la orice plan de redresare întocmit în conformitate cu alineatul (3) şi la evoluţia situaţiei.
(5) În cazul în care expiră desemnarea autorităţii responsabile, autoritatea de desemnare desemnează imediat o altă autoritate responsabilă în conformitate cu articolul 26 din Regulamentul (UE) nr. 514/2014 şi cu articolul 2 din prezentul regulament pentru a asigura continuitatea plăţilor către beneficiari.
(6) În cazul în care constată că un stat membru nu şi-a îndeplinit obligaţia de a elabora un plan de redresare în temeiul alineatului (3) sau în cazul în care autoritatea responsabilă continuă să fie desemnată fără să fi pus în aplicare planul respectiv în termenul stabilit, Comisia acţionează în ceea ce priveşte deficienţele restante în conformitate cu procedura de verificare a conformităţii prevăzută la articolul 47 din Regulamentul (UE) nr. 514/2014.
SECŢIUNEA II
Responsabilităţile autorităţii responsabile în materie de gestionare şi control
Articolul 4
Sarcinile autorităţii responsabile
Autoritatea responsabilă gestionează şi pune în aplicare programul naţional în conformitate cu principiile bunei gestiuni financiare. Aceasta:
(a) consultă partenerii în conformitate cu articolul 12 alineatul (1) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014;
(b) asigură buna funcţionare a comitetului de monitorizare menţionat la articolul 12 alineatul (4) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014;
(c) înaintează Comisiei, în conformitate cu articolul 14 din Regulamentul (UE) nr. 514/2014, o propunere de program naţional şi eventualele revizuiri ulterioare, utilizând SFC2014;
(d) defineşte şi stabileşte regulile de eligibilitate pentru proiecte şi cheltuielile aferente tuturor activităţilor, asigurând egalitatea de tratament şi evitând conflictele de interese, în conformitate cu principiile bunei gestiuni financiare;
(e) organizează şi publică anunţurile privind procedurile de ofertare şi cererile de oferte, organizează şi asigură publicitatea ulterioară, selectarea şi atribuirea proiectelor pentru finanţare în cadrul programului naţional, în conformitate cu domeniul de aplicare şi obiectivele regulamentelor specifice menţionate la articolul 2 litera (a) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014 şi cu criteriile prevăzute la articolul 9 din prezentul regulament;
(f) asigură că există sisteme pentru colectarea datelor necesare pentru informarea Comisiei cu privire la indicatorii comuni, la cei specifici fiecărui program, precum şi alte date privind punerea în aplicare a programului şi a proiectelor;
(g) primeşte plăţi din partea Comisiei şi face plăţi către beneficiari;
(h) asigură coerenţa şi complementaritatea dintre cofinanţarea în temeiul regulamentelor specifice şi alte instrumente ale Uniunii şi naţionale relevante;
(i) monitorizează proiectele şi verifică dacă cheltuielile declarate pentru proiecte au fost suportate efectiv şi dacă sunt în conformitate cu normele UE şi cele naţionale;
(j) asigură existenţa unui sistem de înregistrare şi stocare pe suport electronic a înregistrărilor contabile aferente fiecărui proiect din cadrul programului naţional, precum şi colectarea datelor privind punerea în aplicare necesară pentru gestiunea financiară, monitorizare, control şi evaluare;
(k) fără a aduce atingere normelor contabile naţionale, se asigură că beneficiarii şi celelalte organisme implicate în punerea în aplicare a proiectelor finanţate în cadrul programului naţional utilizează fie un sistem contabil separat, fie un cod contabil adecvat pentru toate tranzacţiile referitoare la proiect;
(l) se asigură că evaluările programelor naţionale menţionate la articolul 56 şi la articolul 57 alineatul (1) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014 sunt efectuate în termenele stabilite;
(m) se asigură că evaluatorii independenţi primesc, pentru a realiza evaluarea menţionată la articolul 56 şi la articolul 57 alineatul (1) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014 şi pentru a formula avizul de evaluare, toate informaţiile necesare privind gestionarea programului naţional;
(n) stabileşte proceduri pentru a se asigura că există pista de audit necesară pentru toate documentele privind cheltuielile, deciziile şi activităţile de control că acestea sunt păstrate în conformitate cu regulamentele de aplicare ale Comisiei adoptate în temeiul articolului 27 alineatul (5) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014;
(o) se asigură că autoritatea de audit primeşte, pentru a realiza auditurile menţionate la articolul 29 din Regulamentul (UE) nr. 514/2014 şi pentru a formula avizul de audit, toate informaţiile necesare privind procedurile de gestionare şi de control aplicate şi cheltuielile finanţate în temeiul regulamentelor specifice;
(p) întocmeşte rapoartele de punere în aplicare prevăzute la articolul 54 din Regulamentul (UE) nr. 514/2014 şi rapoartele de evaluare menţionate la articolul 57 alineatul (1) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014 şi le prezintă Comisiei prin intermediul SFC 2014;
(q) întocmeşte cererea de plată în conformitate cu articolul 44 din Regulamentul (UE) nr. 514/2014 şi o transmite Comisiei prin intermediul SFC 2014;
(r) desfăşoară activităţi de informare şi publicitate şi difuzează rezultatele programului, în conformitate cu articolul 53 din Regulamentul (UE) nr. 514/2014;
(s) efectuează controale administrative şi controale la faţa locului în conformitate cu articolul 27 din Regulamentul (UE) nr. 514/2014.
(t) cooperează cu Comisia şi cu autorităţile responsabile din celelalte state membre; şi
(u) răspunde la constatările autorităţii de audit, fie conformându-se acestora, fie furnizând o justificare detaliată, în cazul în care constatările autorităţii de audit nu sunt acceptate.
Articolul 5
Autoritatea delegată
(1) Autoritatea responsabilă poate delega o parte sau totalitatea sarcinilor care îi revin unei autorităţi delegate în conformitate cu articolul 25 alineatul (1) litera (c) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014. Orice delegare de sarcini respectă principiile bunei gestiuni financiare şi asigură respectarea principiului nediscriminării şi vizibilitatea finanţării din partea Uniunii. Sarcinile delegate nu pot da naştere unor conflicte de interese.
(2) Sfera de aplicare a sarcinilor delegate de autoritatea responsabilă autorităţii delegate şi procedurile detaliate privind îndeplinirea acestora sunt prezentate într-un document semnat de autoritatea responsabilă şi de autoritatea delegată. Actul de delegare menţionează cel puţin:
(a) regulamentul specific relevant;
(b) sarcina (sarcinile) delegată (delegate) autorităţii delegate;
(c) obligaţia autorităţii delegate de a verifica dacă beneficiarii respectă normele Uniunii şi cele naţionale;
(d) obligaţia autorităţii delegate de a institui şi a menţine o structură organizatorică şi un sistem de gestiune şi control adaptate sarcinilor care îi revin;
(e) informaţiile şi documentele justificative pe care autoritatea delegată trebuie să le prezinte autorităţii responsabile şi termenele pe care trebuie să le respecte; şi
(f) mecanismul prin care autoritatea responsabilă supraveghează autoritatea delegată.
(3) În conformitate cu articolul 25 alineatul (1) litera (a) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014, comunicarea cu Comisia nu poate fi delegată. Autoritatea delegată comunică cu Comisia prin intermediul autorităţii responsabile.
(4) În cazul în care autoritatea delegată nu este o administraţie publică sau un organism de drept privat cu o misiune de serviciu public reglementată de legislaţia naţională, autoritatea responsabilă nu îi poate delega puteri executive care presupun o marjă largă de discreţie implicând opţiuni de natură politică.
(5) Autoritatea responsabilă rămâne responsabilă pentru sarcinile pe care le-a delegat. Autoritatea responsabilă verifică periodic sarcinile delegate pentru a confirma dacă acestea sunt îndeplinite în mod satisfăcător şi în conformitate cu normele Uniunii şi cu cele naţionale.
(6) Pentru sarcinile delegate, prezentul regulament se aplică prin analogie autorităţii delegate.
Articolul 6
Externalizarea sarcinilor
Autoritatea responsabilă poate externaliza o parte din sarcinile care îi revin. Autoritatea rămâne însă responsabilă în privinţa acestora.
Autoritatea responsabilă verifică periodic sarcinile externalizate pentru a confirma dacă acestea sunt îndeplinite în mod satisfăcător şi în conformitate cu normele Uniunii şi cu cele naţionale.
SECŢIUNEA III
Obligaţiile autorităţii responsabile în ceea ce priveşte intervenţia publică
Articolul 7
Rolul autorităţii responsabile ca organism de atribuire
(1) Ca regulă generală, autoritatea responsabilă acordă granturi pentru proiecte în cadrul programului naţional pe baza unei cereri deschise de propuneri.
(2) Autoritatea responsabilă poate acorda granturi pentru proiecte în baza unei cereri restrânse de propuneri.
Cererile restrânse de propuneri sunt deschise numai pentru organismele selecţionate, din cauza naturii specifice a proiectului sau a competenţei tehnice ori administrative a organismelor invitate să prezinte propuneri.
Motivele care justifică recurgerea la o cerere restrânsă de propuneri se stabilesc în cererea de propuneri.
(3) Autoritatea responsabilă poate acorda granturi direct în cazul în care natura specifică a proiectului sau competenţa tehnică ori administrativă a organismelor relevante nu permit alte opţiuni, aşa cum este cazul unor monopoluri de jure sau de facto.
Motivele care justifică recurgerea la o atribuire directă se stabilesc în decizia de atribuire.
(4) În cazuri justificate în mod corespunzător, inclusiv în cazul continuării unor proiecte multianuale care au fost selectate în urma unei cereri de propuneri anterioare sau în situaţii de urgenţă, se pot acorda granturi fără a lansa o nouă cerere de propuneri.
Motivele care justifică acordarea grantului fără a se recurge la o cerere de propuneri se stabilesc în decizia de atribuire.
(5) Atunci când autoritatea responsabilă acţionează în calitate de organism de atribuire, nici autoritatea responsabilă, nici o autoritate delegată nu poate beneficia de un grant acordat în conformitate cu prezentul articol.
(6) Autoritatea responsabilă stabileşte autorităţile care acordă granturi şi se asigură că nu există conflicte de interese, în special atunci când solicitanţii sunt organisme naţionale.
Articolul 8
Condiţii în care autoritatea responsabilă acţionează ca organism executiv
(1) Autoritatea responsabilă poate decide să pună în aplicare proiectele în mod direct, singură sau împreună cu oricare dintre celelalte autorităţi naţionale, din cauza competenţelor administrative sau a expertizei tehnice ori din cauza faptului că nu există alte opţiuni de punere în aplicare având în vedere caracteristicile proiectului, precum un monopol de jure sau cerinţele de securitate. În astfel de cazuri, autoritatea responsabilă este beneficiarul grantului.
(2) Motivele care justifică intervenţia autorităţii responsabile în calitate de organism executiv şi selectarea autorităţilor naţionale asociate, în temeiul articolului 1, trebuie comunicate Comisiei în raportul anual de punere în aplicare menţionat la articolul 54 din Regulamentul (UE) nr. 514/2014.
(3) În momentul punerii în aplicare a proiectelor în calitate de organism executiv, autoritatea responsabilă veghează la respectarea principiului unui bun raport calitate/preţ şi la evitarea conflictelor de interese.
(4) Decizia administrativă de a cofinanţa un proiect în cadrul programului naţional cuprinde toate informaţiile necesare pentru a monitoriza execuţia produselor şi a serviciilor cofinanţate, precum şi pentru a verifica cheltuielile suportate.
(5) În cazul în care este probabil ca autoritatea responsabilă să acţioneze în calitate de organism executiv în mod regulat:
(a) autoritatea responsabilă şi autoritatea de audit nu fac parte din acelaşi organism, cu excepţia cazului în care autoritatea de audit răspunde în faţa unui organism extern, iar independenţa sa în materie de audit este garantată; şi
(b) sarcinile autorităţii responsabile prevăzute la articolul 4 nu sunt afectate.
Articolul 9
Procedura de selecţie şi de atribuire
(1) Cererile de propuneri menţionate la articolul 7 alineatul (1) se publică într-un mod care să asigure o concurenţă deschisă şi o publicitate adecvată în rândul potenţialilor beneficiari. Orice modificare substanţială a cererilor se publică în acelaşi mod.
Cererile de propuneri menţionate la articolul 7 alineatele (1) şi (2) specifică cel puţin următoarele elemente:
(a) obiectivele;
(b) criteriile de selecţie şi de atribuire;
(c) modalităţile de finanţare din partea Uniunii şi, dacă este cazul, de finanţare naţională, inclusiv, după caz, posibilitatea aplicării unei rate de cofinanţare mai mari, în conformitate cu articolul 16 alineatul (5) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014;
(d) modalităţile şi data-limită de depunere a propunerilor;
(e) normele privind eligibilitatea cheltuielilor;
(f) durata proiectului; şi
(g) informaţiile financiare şi de altă natură care trebuie păstrate şi comunicate.
(2) Înainte de adoptarea deciziei de atribuire, autoritatea responsabilă se asigură că beneficiarii din cadrul proiectului sunt în măsură să îndeplinească criteriile de selecţie şi de atribuire.
(3) Autoritatea responsabilă stabileşte procedurile de primire a propunerilor. Ea supune propunerile unei analize tehnice şi bugetare formale şi unei evaluări calitative prin aplicarea criteriilor prevăzute în cererea de propuneri într-un mod transparent şi nediscriminatoriu. Autoritatea responsabilă înregistrează în scris motivele respingerii celorlalte propuneri.
(4) Decizia de atribuire indică cel puţin numele beneficiarilor, detaliile esenţiale ale proiectului şi obiectivele sale operaţionale, valoarea maximă a contribuţiei Uniunii şi rata maximă de cofinanţare a costurilor eligibile totale.
(5) Autoritatea responsabilă îi informează în scris pe toţi solicitanţii cu privire la decizia sa. Aceasta le comunică candidaţilor respinşi motivele respingerii lor cu trimitere la criteriile de selecţie şi de atribuire.
Articolul 10
Documente care oficializă acordarea granturilor atunci când autoritatea responsabilă acţionează în calitate de organism de atribuire
(1) În cazurile în care autoritatea responsabilă acţionează în calitate de organism de atribuire, aceasta stabileşte procedurile de gestionare a proiectelor care necesită cel puţin:
(a) semnarea acordurilor de grant cu beneficiarii; şi
(b) monitorizarea acordurilor de grant, inclusiv eventualele modificări aduse acestora, prin mijloace administrative, cum ar fi schimburile de scrisori sau rapoarte scrise.
(2) Acordul de finanţare include sau indică următoarele:
(a) valoarea maximă a contribuţiei Uniunii;
(b) procentul maxim din contribuţia Uniunii în conformitate cu regulamentul specific relevant;
(c) descrierea detaliată şi un calendar al proiectului;
(d) dacă este cazul, orice sarcină majoră pe care beneficiarul intenţionează să o subcontracteze unor părţi terţe, precum şi costurile aferente;
(e) bugetul previzional şi planul de finanţare convenite pentru proiect, inclusiv cheltuielile şi veniturile, în conformitate cu normele de eligibilitate stabilite;
(f) metoda de calcul al cuantumului contribuţiei Uniunii la încheierea proiectului;
(g) calendarul şi dispoziţiile de punere în aplicare a acordului, inclusiv dispoziţiile privind obligaţiile de raportare, modificările la acord, precum şi denunţarea acordului;
(h) obiectivele operaţionale ale proiectului, inclusiv obiectivele cuantificate şi indicatorii care urmează a fi comunicaţi;
(i) o dispoziţie prin care se stabileşte obligaţia beneficiarului de a colecta, în timp util, datele necesare pentru indicatorii comuni prevăzuţi în regulamentul specific, precum şi orice indicator specific programului, şi de a comunica aceste date cel puţin o dată pe an;
(j) definirea costurilor eligibile, inclusiv, dacă este cazul, o descriere a metodologiei de stabilire a baremelor pentru costurile unitare, a sumelor forfetare şi a finanţării la rate forfetare;
(k) cerinţele de evidenţă contabilă şi condiţiile legate de plata grantului;
(l) condiţiile legate de pista de audit;
(m) dispoziţiile referitoare la protecţia datelor; şi
(n) dispoziţii privind publicitatea.
(3) Ca regulă generală, acordul de grant se semnează înainte de începerea oricărei activităţi din cadrul proiectului aferent programului naţional.
(4) Acordul de grant trebuie să prevadă în mod expres faptul că atât Comisia sau reprezentanţii săi, cât şi Curtea de Conturi au competenţe de audit cu privire la toţi beneficiarii de granturi, contractanţii şi subcontractanţii care primesc finanţare din partea Uniunii în cadrul programelor naţionale, şi vor face acest lucru, pe baza verificării documentelor şi a controalelor la faţa locului.
Articolul 11
Documente care oficializă acordarea granturilor atunci când autoritatea responsabilă acţionează în calitate de organism executiv
(1) În cazurile în care autoritatea responsabilă acţionează în calitate de organism executiv, aceasta stabileşte procedurile de gestionare a proiectelor care necesită cel puţin:
(a) formalizarea unei decizii administrative privind cofinanţarea de proiecte; şi
(b) monitorizarea deciziei administrative şi a eventualelor modificări aduse acestora, prin mijloace administrative, cum ar fi schimburile de scrisori sau rapoarte scrise.
(2) Decizia administrativă include sau indică următoarele:
(a) valoarea maximă a contribuţiei Uniunii;
(b) procentul maxim din contribuţia Uniunii în conformitate cu regulamentul specific relevant;
(c) descrierea detaliată şi un calendar al proiectului;
(d) dacă este cazul, orice sarcină majoră pe care beneficiarul intenţionează să o subcontracteze unor părţi terţe, precum şi costurile aferente;
(e) bugetul previzional şi planul de finanţare convenite pentru proiect, inclusiv cheltuielile şi veniturile, în conformitate cu normele de eligibilitate stabilite;
(f) metoda de calcul al cuantumului contribuţiei Uniunii la încheierea proiectului;
(g) obiectivele operaţionale ale proiectului, inclusiv obiectivele cuantificate şi indicatorii care urmează a fi utilizaţi;
(h) o dispoziţie prin care se stabileşte obligaţia autorităţii responsabile de a colecta şi de a comunica, cel puţin o dată pe an, datele necesare pentru indicatorii comuni prevăzuţi în regulamentul specific, precum şi orice indicator specific programului;
(i) definirea costurilor eligibile, inclusiv, dacă este cazul, o descriere a metodologiei de stabilire a baremelor pentru costurile unitare, a sumelor forfetare şi a finanţării la rate forfetare;
(j) cerinţele de evidenţă contabilă şi condiţiile legate de plata grantului;
(k) condiţiile legate de pista de audit;
(l) dispoziţiile referitoare la protecţia datelor; şi
(m) dispoziţii privind publicitatea.
(3) Ca regulă generală, decizia administrativă se adoptă înainte de începerea oricărei activităţi din cadrul proiectului aferent programului naţional.
(4) Decizia administrativă trebuie să prevadă în mod expres faptul că atât Comisia sau reprezentanţii săi, cât şi Curtea de Conturi au competenţe de audit cu privire la toţi beneficiarii de granturi, contractanţii şi subcontractanţii care primesc finanţare din partea Uniunii în cadrul programelor naţionale, şi vor face acest lucru, pe baza verificării documentelor şi a controalelor la faţa locului.
CAPITOLUL III
STATUTUL AUTORITĂŢII DE AUDIT ŞI OBLIGAŢIILE CU PRIVIRE LA AUDITURI
Articolul 12
(1) În conformitate cu articolul 59 alineatul (5) al doilea paragraf din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 şi cu articolul 25 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014, autoritatea de audit funcţionează independent de autoritatea responsabilă. Se consideră că există independenţă funcţională atunci când nu există o legătură ierarhică directă între autoritatea de audit şi autoritatea responsabilă, iar autoritatea de audit are o autonomie totală în formularea avizelor şi a declaraţiilor.
(2) Toate activităţile de audit se efectuează în conformitate cu standardele de audit acceptate la nivel internaţional.
Articolul 13
Externalizarea activităţilor de audit
Autoritatea de audit poate să externalizeze o parte din activitatea sa de audit unui alt organism de audit, cu condiţia ca acest organism să fie independent din punct de vedere funcţional de autoritatea responsabilă. Autoritatea de audit rămâne responsabilă pentru activităţile pe care le externalizează.
Auditurile externalizate se efectuează în conformitate cu standardele de audit acceptate la nivel internaţional, sub monitorizarea şi supravegherea atentă a autorităţii de audit.
Articolul 14
(1) Pentru a emite avizul menţionat la articolul 59 alineatul (5) al doilea paragraf din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, autoritatea de audit efectuează audituri de sistem şi financiare.
(2) Prin auditurile de sistem se verifică dacă sistemele de gestionare şi control ale autorităţii responsabile funcţionează în mod eficace, astfel încât să ofere o asigurare rezonabilă că cheltuielile incluse în conturile anuale sunt legale şi conforme. Pe baza acestor audituri, autoritatea de audit determină dacă autoritatea responsabilă continuă să respecte criteriile de desemnare prevăzute în anexă.
(3) Auditurile financiare se efectuează pentru a oferi o asigurare rezonabilă că conturile anuale oferă o imagine reală şi fidelă a cheltuielilor declarate de autoritatea responsabilă.
Pentru a stabili dacă conturile redau o imagine reală şi fidelă, autoritatea de audit verifică dacă toate elementele de cheltuieli plătite şi contribuţiile publice primite şi înregistrate în conturile autorităţii responsabile în cursul exerciţiului financiar sunt înregistrate corect în sistemul contabil şi corespund înregistrărilor contabile justificative păstrate de autoritatea responsabilă. Pe baza acestor conturi, autoritatea de audit verifică, în special, dacă:
(a) valoarea totală a cheltuielilor eligibile declarate în cererea de plată a soldului anual prezentată Comisiei corespunde cheltuielilor înscrise în contabilitatea autorităţii responsabile şi, în cazul în care există diferenţe, dacă au fost furnizate explicaţii adecvate în contabilitate pentru sumele reconciliate;
(b) dacă sumele retrase şi recuperate, sumele care urmează a fi recuperate, precum şi sumele nerecuperabile la finalul exerciţiului financiar corespund sumelor înscrise în sistemul contabil al autorităţii responsabile şi sunt sprijinite de decizii documentate ale autorităţii responsabile;
(c) dacă autoritatea responsabilă a efectuat controale administrative şi controale la faţa locului în conformitate cu articolul 27 din Regulamentul (UE) nr. 514/2014.
Verificările menţionate la literele (a), (b) şi (c) se pot efectua prin eşantionare.
(4) În cadrul auditurilor de sistem şi al auditurilor financiare pe care le efectuează, autoritatea de audit efectuează din nou o parte din controalele administrative sau la faţa locului efectuate de autoritatea responsabilă. Autoritatea de audit stabileşte ponderea controalelor efectuate din nou, în funcţie de evaluarea riscului.
(5) Dacă, în urma auditurilor de sistem sau a auditurilor financiare, identifică deficienţe semnificative în funcţionarea eficace a sistemelor de gestionare şi control ale autorităţii responsabile, autoritatea de audit:
(a) evaluează impactul financiar şi operaţional al acestor deficienţe;
(b) adresează autorităţii responsabile recomandările corespunzătoare privind luarea de măsuri corective şi preventive;
(c) monitorizează punerea în aplicare a acestor măsuri de către autoritatea responsabilă şi evaluează dacă există un plan de acţiune pentru a restabili funcţionarea eficientă a sistemelor de gestionare şi de control.
(6) La finalizarea activităţilor sale de audit menţionate la alineatele (1), (2) şi (3), autoritatea de audit prezintă constatările sale autorităţii de desemnare şi precizează inclusiv dacă, în opinia sa, autoritatea responsabilă continuă să respecte criteriile de desemnare.
(7) Autoritatea de audit se asigură că autoritatea responsabilă comunică în mod corespunzător Comisiei Europene toate informaţiile legate de activităţile sale de audit menţionate la alineatele (1), (2) şi (3).
CAPITOLUL IV
DISPOZIŢIE FINALĂ
Articolul 15
Intrarea în vigoare
Prezentul regulament intră în vigoare în ziua următoare datei publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.
Prezentul regulament este obligatoriu în toate elementele sale şi se aplică direct în statele membre în conformitate cu tratatele.
Adoptat la Bruxelles, 25 iulie 2014.
Pentru Comisie
Preşedintele
José Manuel BARROSO
__________________________
ANEXĂ
Criterii de desemnare a autorităţii responsabile
1. Mediul intern
A. Structura organizatorică
1. Structura organizatorică care îi permite autorităţii responsabile să îşi îndeplinească sarcinile prevăzute la articolul 4.
2. Structura organizatorică, definită într-o organigramă, care arată o distribuire clară a rolurilor şi a responsabilităţilor.
B. Standarde privind resursele umane
Resurse umane corespunzătoare pentru îndeplinirea sarcinilor prevăzute la articolul 4.
1. Separarea sarcinilor, astfel încât fiecare membru al personalului să fie responsabil pentru una singură dintre cele trei sarcini — de autorizare, plată sau contabilizare a sumelor atribuite în cadrul programului naţional — şi niciun membru al personalului să nu îndeplinească vreuna dintre aceste sarcini fără a fi supravegheat de un al doilea membru al personalului.
2. Definirea în scris a responsabilităţilor fiecărui membru al personalului, inclusiv delimitarea autorităţii sale financiare.
3. Formarea adecvată a personalului.
4. Proceduri prin care să se prevină conflictele de interese, în special atunci când un membru al personalului care ocupă o poziţie de răspundere sau o poziţie sensibilă în ceea ce priveşte verificarea, autorizarea, plata şi contabilizarea cererilor deţine şi alte funcţii în afara celei de autoritate responsabilă.
A. Selectarea proiectelor
1. Proceduri de selecţie şi de atribuire a granturilor în conformitate cu articolul 9.
2. Proceduri privind conţinutul şi semnarea acordurilor de grant şi a deciziilor administrative în conformitate cu articolele 10 şi 11.
B. Proceduri privind controalele administrative și cele la faţa locului
1. Proceduri de informare a conducerii autorităţii responsabile la un nivel adecvat, în mod regulat şi la timp, cu privire la rezultatele controalelor efectuate, pentru a permite revizuirea strategiei de control şi a procedurilor interne de control, în cazul constatării unor deficienţe sistemice sau în funcţie de necesităţi.
2. Descrierea metodei de eşantionare utilizate atunci când controalele administrative sau la faţa locului nu sunt exhaustive, ci se bazează pe un eşantion, şi o procedură de raportare a discrepanţelor şi a neregulilor.
3. În cazul în care documentele (pe hârtie sau în format electronic) privind controalele efectuate în cazul cererilor financiare sunt păstrate de alte organisme, procedurile instituite de aceste organisme şi de autoritatea responsabilă pentru a se asigura că autoritatea responsabilă are acces la aceste documente.
C. Proceduri pentru autorizarea plăţii cererilor financiare depuse de beneficiari
1. Proceduri prin care să se asigure monitorizarea punerii în aplicare a acordurilor de grant, a deciziilor administrative şi a contractelor în conformitate cu clauzele şi condiţiile contractuale.
2. Proceduri pentru primirea, înregistrarea şi prelucrarea cererilor financiare depuse de beneficiari, care să definească în special descrierea documentelor care trebuie utilizate şi procedura de analiză a activităţii desfăşurate.
3. Lista de control a verificărilor care trebuie efectuate de fiecare membru al personalului responsabil cu autorizarea, inclusiv o analiză a activităţii desfăşurate.
4. Procedura de autorizare a plăţii, inclusiv verificarea conformităţii cu normele UE şi cu cele naţionale şi controalele prevăzute la articolul 5 alineatul (2) şi la articolul 27 din Regulamentul (UE) nr. 514/2014 pentru prevenirea şi detectarea fraudelor şi a neregulilor, acordându-se o atenţie specială riscurilor existente.
D. Proceduri de plată
1. Proceduri prin care să se asigure că plăţile se efectuează exclusiv în conturi bancare care aparţin beneficiarului şi că nu se efectuează plăţi în numerar.
2. Proceduri prin care să se asigure că toate plăţile pentru care nu se efectuează viramente sunt restituite bugetului programului naţional.
E. Proceduri contabile
Proceduri contabile prin care să se asigure că conturile anuale sunt complete, exacte şi întocmite în timp util şi că orice eroare sau omisiune este detectată şi corectată, în special prin controale şi reconcilieri periodice.
F. Proceduri privind plăţile în avans
1. Proceduri prin care să se asigure că plăţile în avans efectuate către beneficiari sunt înscrise separat în registrele contabile.
2. Proceduri prin care să se asigure achitarea avansurilor în termenele stabilite şi identificarea sumelor scadente.
G. Proceduri referitoare la creanţe
1. Proceduri prin care să se asigure că în cazul sumelor pe care autoritatea responsabilă trebuie să le recupereze în conformitate cu articolul 21 litera (h) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014 se aplică mutatis mutandis criteriile prevăzute la punctele A-D.
2. Proceduri prin care să se asigure o monitorizare corespunzătoare a ordinelor de recuperare emise şi, dacă este cazul, a penalităţilor de întârziere.
3. Proceduri prin care să se asigure că, în cazul în care recuperarea nu poate fi efectuată, cauza este identificată, astfel încât să se poată evalua dacă statul membru ar trebui să ramburseze suma respectivă bugetului Uniunii.
4. Sistem care să permită recunoaşterea tuturor sumelor datorate şi înregistrarea tuturor acestor creanţe în registrul debitorilor înainte de a fi încasate.
5. Proceduri prin care să se asigure verificarea cu regularitate a acestui registru al debitorilor, pentru a se garanta fiabilitatea şi exhaustivitatea acestuia.
H. Proceduri de detectare a neregulilor și de luptă antifraudă
1. Definirea neregulilor în conformitate cu cerinţele Uniunii.
2. Mecanisme prin care să se asigure că neregulile pot fi detectate în timp util şi că se pot lua imediat măsuri corective.
3. Proceduri de instituire a unor măsuri antifraudă proporţionale.
4. Proceduri prin care să se asigure informarea Comisiei cu privire la neregulile identificate şi, după caz, cu privire la eventualele măsuri corective adoptate în conturile anuale.
I. Pista de audit
Proceduri prin care să se asigure o pistă de audit adecvată, în conformitate cu regulamentul de punere în aplicare adoptat în temeiul articolului 27 alineatul (5) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014, prin furnizarea de documente justificative, care se păstrează la sediul autorităţii responsabile, referitoare la procedura de selecţie a proiectelor, la autorizarea, la înregistrarea contabilă şi la plata cererilor financiare depuse de beneficiari, precum şi la tratarea avansurilor şi a creanţelor.
3. Informarea şi comunicarea interne
A. Comunicare
1. Proceduri prin care să se asigure că:
(a) toate modificările survenite în legislaţia Uniunii sunt înregistrate;
(b) instrucţiunile, bazele de date şi listele de control sunt actualizate pentru a reflecta aceste modificări în timp util; şi
(c) toate părţile interesate, inclusiv autoritatea delegată, sunt informate cu privire la aceste modificări în timp util.
2. Proceduri prin care să se asigure că beneficiarii dispun de toate informaţiile necesare pentru îndeplinirea sarcinilor care le revin şi pentru executarea operaţiunilor.
3. Proceduri prin care să se asigure o informare ex post adecvată a candidaţilor cu privire la rezultatele procedurii de selecţie.
B. Securitatea sistemelor informatice
1. Securitatea sistemului (sistemelor) informatic(e) utilizat(e) respectă cele mai recente standarde recunoscute la nivel internaţional.
2. Proceduri prin care să se asigure că măsurile financiare şi tehnologice sunt proporţionale cu riscurile.
4. Monitorizarea şi raportarea interne
A. Documente și rapoarte interne
1. Proceduri documentate şi liste de control corespunzătoare care trebuie completate:
(a) pentru a sprijini activitatea comitetului de monitorizare menţionat la articolul 12 alineatul (4) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014 şi pentru ai prezenta acestuia informaţiile necesare pentru îndeplinirea sarcinilor sale, în special date privind progresele înregistrate de programul naţional în ceea ce priveşte realizarea obiectivelor sale, date financiare şi date referitoare la indicatori şi la obiective de etapă;
(b) pentru a întocmi rapoarte anuale şi rapoarte finale de execuţie şi pentru a le prezenta Comisiei;
(c) pentru a întocmi documentele care alcătuiesc cererea de plată a soldului anual menţionat la articolul 44 din Regulamentul (UE) nr. 514/2014;
(d) pentru a se asigura că personalul de conducere de nivel superior dispune de toate informaţiile şi rapoartele necesare pentru a monitoriza în mod eficient executarea programelor de care este responsabil; şi
(e) pentru a se asigura că personalului de conducere de nivel superior îi sunt prezentate rapoarte întocmite în urma unor evaluări sau audituri independente referitoare la funcţionarea sistemelor acestora.
2. Proceduri documentate de raportare şi monitorizare, în cazul în care autoritatea responsabilă încredinţează îndeplinirea sarcinilor unui alt organism.
B. Monitorizarea altor sarcini care nu sunt executate de autorităţile însele
1. În cazul în care există organisme care acţionează sub responsabilitatea autorităţii responsabile, cu excepţia autorităţilor delegate, proceduri prin care să se asigure existenţa unor mecanisme de supraveghere pentru o bună gestiune financiară.
2. În cazul în care activităţile de control sunt externalizate, proceduri prin care să se asigure existenţa unor mecanisme de supraveghere pentru a asigura o metodologie comună de control şi consecvenţa acţiunilor.
3. În cazul în care autoritatea responsabilă delegă activităţi, proceduri prin care să se asigure respectarea articolului 5 alineatul (4) din prezentul regulament.
__________________________
